आप ईमेल में PDF लगाते हैं, भेजें दबाते हैं, और कुछ सेकंड बाद वह डरावना संदेश आ जाता है: अटैचमेंट बहुत बड़ा है। या पाने वाले को वह कभी मिलता ही नहीं। यह दफ़्तर की उन छोटी दिक़्क़तों में से है जो हैरानी की हद तक समय बर्बाद करती हैं, ख़ासकर जब PDF में कुछ ज़रूरी हो और समय-सीमा पास हो।
हल आम तौर पर सीधा है। आप फ़ाइल को छोटा कर देते हैं। पर इसका एक सही तरीक़ा है और एक ग़लत। ग़लत तरीक़ा टेक्स्ट को धुँधला या दस्तावेज़ को पढ़ने लायक़ न छोड़ सकता है, या आपके निजी काग़ज़ ऐसी वेबसाइट पर भेज सकता है जिसके बारे में आप कुछ नहीं जानते। इस गाइड में हम समझाते हैं कि PDF इतनी बड़ी क्यों हो जाती हैं, ईमेल की साइज़ सीमाएँ असल में क्या हैं, फ़ाइल को सुरक्षित तरीक़े से कैसे छोटा करें, और कुछ आदतें जिनसे आगे की फ़ाइलें शुरू से ही छोटी रहें।
कुछ PDF इतनी बड़ी क्यों होती हैं
सिर्फ़ टेक्स्ट वाली PDF बहुत छोटी होती है। सादे टेक्स्ट के सौ पन्ने एक मेगाबाइट से काफ़ी कम हो सकते हैं। जब PDF बड़ी हो, तो वजह लगभग हमेशा तस्वीरें होती हैं।
सबसे आम मामला स्कैन का है। जब आप काग़ज़ का पन्ना स्कैन करते हैं, तो स्कैनर उसकी तस्वीर खींचता है। ऊँचे रेज़ोल्यूशन पर पूरे रंग में स्कैन किया एक पन्ना अकेले आसानी से एक से तीन मेगाबाइट का हो सकता है। दस पन्ने 20 या 30 MB बन जाते हैं, और यह कुछ और जोड़ने से पहले की बात है।
दूसरी वजहों में पूरे कैमरा साइज़ में दस्तावेज़ में चिपकाई तस्वीरें, एम्बेडेड फ़ॉन्ट, और कई बार एडिट करके सेव की गई फ़ाइलें हैं, जिनमें छिपा डेटा जमा हो सकता है। वजह समझ लेना इलाज बता देता है। अगर आपकी PDF तस्वीरों से भरी है, तो आप तस्वीरें घटाते हैं।
ईमेल की साइज़ सीमाएँ क्या हैं
ईमेल की सीमाएँ अलग-अलग होती हैं, और लेबल पर लिखी संख्या असली सीमा नहीं होती। कई लोकप्रिय सेवाएँ करीब 20 से 25 MB के अटैचमेंट देती हैं। पर ईमेल अटैचमेंट को एन्कोड करते समय ओवरहेड जोड़ता है, इसलिए 20 MB की फ़ाइल रास्ते में करीब एक-तिहाई बढ़ सकती है, और कुछ सिस्टम वे संदेश लौटा देते हैं जो आपकी तरफ़ ठीक दिखते हैं।
दफ़्तर अक्सर सख़्त सीमाएँ रखते हैं, जैसे 10 MB, और कुछ पाने वाले पुराने सिस्टम चलाते हैं जिनकी सीमा और भी कम होती है। अगर आप चाहते हैं कि फ़ाइल कहीं भी पहुँचे, तो 5 MB से नीचे का लक्ष्य रखें, और अगर आप कई अटैचमेंट भेज रहे हैं या किसी अनजान व्यक्ति को लिख रहे हैं तो 2 MB से नीचे।
जो फ़ाइलें कंप्रेशन के बाद भी बड़ी रहें, उन्हें अटैच करने की जगह क्लाउड स्टोरेज सेवा से लिंक भेजकर साझा करें। यह पूरी तरह स्वीकार्य है, और पाने वाले के लिए अक्सर आसान भी।
Light या Strong: कौन-सा कंप्रेशन चुनें
PDF को छोटा करने के दो मोटे तरीक़े हैं, और वे गुणवत्ता और साइज़ का सौदा अलग तरह से करते हैं।
Light कंप्रेशन फ़ाइल को सँवारता है और जो कुछ दोबारा कंप्रेस हो सकता है उसे कंप्रेस करता है, बिना दस्तावेज़ के काम करने का तरीक़ा बदले। आपका टेक्स्ट असली टेक्स्ट रहता है, इसलिए आप उसे अब भी चुन सकते हैं, खोज सकते हैं और कॉपी कर सकते हैं। बचत मामूली होती है, और कुछ फ़ाइलें बिल्कुल छोटी नहीं होंगी, ख़ासकर अगर वे पहले से अच्छी तरह ऑप्टिमाइज़ हों।
Strong कंप्रेशन ज़्यादा आक्रामक है। यह हर पन्ने को तस्वीर में बदल देता है और उस तस्वीर को आपकी चुनी गुणवत्ता पर सेव करता है। स्कैन और तस्वीर-भारी फ़ाइलों पर इससे बड़ी बचत होती है, अक्सर फ़ाइल अपने साइज़ के एक छोटे हिस्से तक आ जाती है। पेच यह है कि टेक्स्ट अब तस्वीर का हिस्सा है, इसलिए उसे चुना या खोजा नहीं जा सकता।
समझदारी का तरीक़ा है पहले Light आज़माना। अगर फ़ाइल तब भी बड़ी रहे, तो Strong पर जाएँ। शुरू में Balanced गुणवत्ता स्तर रखें, और ज़रूरत हो तभी नीचे जाएँ, क्योंकि कम स्तर पर पन्ने साफ़ तौर पर धुँधले हो जाते हैं।
चार क़दमों में PDF कैसे छोटी करें
हमारे मुफ़्त PDF कंप्रेसर के साथ प्रक्रिया यह है।
- अपनी PDF को बॉक्स में डालें, या बॉक्स पर क्लिक करके अपने डिवाइस से फ़ाइल चुनें।
- Light या Strong चुनें। अगर Strong चुनें, तो गुणवत्ता स्तर चुनें: सबसे छोटी फ़ाइल, संतुलित या सबसे अच्छी गुणवत्ता।
- Compress PDF दबाएँ और रुकें। बड़ी फ़ाइलों में एक मिनट लग सकता है, और टूल पन्ना-दर-पन्ना अपनी प्रगति दिखाता है।
- छोटी फ़ाइल डाउनलोड करें। टूल ठीक-ठीक बताता है कि वह कितनी छोटी हुई, और नई फ़ाइल तभी देता है जब वह सच में छोटी हो। अगर वह नहीं सिकुड़ी, तो Strong मोड या कम गुणवत्ता आज़माएँ।
भेजने से पहले नतीजे को खोलकर पन्ने पलटें। देखें कि पन्ने पढ़ने लायक़ हैं और कोई ज़रूरी चीज़ धुँधली नहीं दिखती, जैसे छोटे अक्षर, दस्तख़त या संख्याएँ।
दस्तावेज़ कंप्रेस करते समय निजता क्यों मायने रखती है
सोचिए कि आप आम तौर पर क्या कंप्रेस करते हैं। अनुबंध, बैंक स्टेटमेंट, ID के स्कैन, मेडिकल पत्र, टैक्स के काग़ज़। ये वही फ़ाइलें हैं जिन्हें आप अजनबियों को सबसे कम दिखाना चाहेंगे।
कई ऑनलाइन कंप्रेसर आपकी फ़ाइल को अपने सर्वर पर अपलोड करके, वहाँ प्रोसेस करके और एक कॉपी लौटाकर काम करते हैं। कुछ सावधान होते हैं। दूसरे फ़ाइलें दिनों या उससे ज़्यादा समय तक रखते हैं, और पेज देखकर आप आम तौर पर नहीं बता सकते कि कौन-सा कैसा है।
हमारा टूल काम आपके ब्राउज़र में, आपके अपने डिवाइस पर करता है। फ़ाइल हमें कभी नहीं भेजी जाती। आप ख़ुद यह परख सकते हैं। पेज लोड करें, अपना इंटरनेट कनेक्शन बंद करें और एक फ़ाइल कंप्रेस करें। यह तब भी चलता है, क्योंकि किसी चीज़ को नेटवर्क की ज़रूरत नहीं। किसी भी टूल को कैसे परखें, इस पर हमने अपनी गाइड क्या मुफ़्त ऑनलाइन टूल सुरक्षित हैं में और लिखा है।
आगे की PDF को शुरू से छोटा रखें
बड़ी फ़ाइल से बचना, उसे छोटा करने से आसान है। कुछ आदतें बड़ा फ़र्क़ डालती हैं।
- साधारण दस्तावेज़ों के लिए 150 से 200 dpi पर स्कैन करें। 300 dpi या ज़्यादा की शायद ही ज़रूरत पड़ती है, जब तक आप बड़े साइज़ में प्रिंट करने की योजना न बना रहे हों।
- जब रंग मायने न रखे, तो ब्लैक एंड व्हाइट या ग्रेस्केल में स्कैन करें। रंगीन स्कैन कहीं ज़्यादा भारी होते हैं।
- ऐसा स्कैनर ऐप इस्तेमाल करें जो पन्ने काटे और सीधे करे, ताकि ख़ाली जगह बर्बाद न हो।
- फ़ोटो को दस्तावेज़ में डालने से पहले उनका साइज़ बदलें। हमारा इमेज रीसाइज़र 12 MB की कैमरा फ़ोटो को सेकंडों में समझदार साइज़ पर ले आता है।
- जो पन्ने ज़रूरी नहीं उन्हें हटा दें, और सिर्फ़ वही भेजें जो पाने वाले को देखना है।
- जब हो सके, स्कैन से PDF में प्रिंट करने की जगह मूल प्रोग्राम से PDF में एक्सपोर्ट करें। डिजिटल टेक्स्ट छोटा रहता है।
अगर आपके पास भेजने के लिए कई PDF हैं, तो पहले उन्हें PDF मर्जर से जोड़ लें, ताकि आप पाँच की जगह एक सुघड़ फ़ाइल अटैच करें।
कब कंप्रेस नहीं करना चाहिए
कंप्रेशन में हमेशा कुछ न कुछ नुक़सान होता है, इसलिए कुछ मामलों में सावधान रहना चाहिए।
ऐसी फ़ाइल कंप्रेस न करें जिसे आपको ऊँची गुणवत्ता की मास्टर कॉपी के रूप में रखना है, जैसे प्रिंट के लिए कलाकृति की फ़ाइल या कोई आधिकारिक दस्तावेज़ जिसका हर ब्योरा पढ़ने लायक़ होना चाहिए। मूल फ़ाइल रखें, और कंप्रेस की हुई कॉपी भेजें। और याद रखें कि Strong मोड टेक्स्ट को चुनने लायक़ नहीं रखता, इसलिए अगर पाने वाले को टेक्स्ट कॉपी करना या खोज करना है, तो Light भेजें, या मूल फ़ाइल लिंक से भेजें।
ज़रूरतें भी जाँच लें। कुछ आवेदन, जैसे वीज़ा या टेंडर पोर्टल, फ़ाइल का साइज़ और फ़ॉर्मैट तय करते हैं। सीमा पूरी करने के लिए कंप्रेस करें, पर पक्का करें कि पन्ने पढ़ने लायक़ साफ़ रहें, क्योंकि ठुकराया गया दस्तावेज़ थोड़ी बड़ी फ़ाइल से ज़्यादा समय लेता है।
अगर फ़ाइल छोटी न हो
कभी-कभी फ़ाइल लगभग उसी साइज़ की रहती है। इसका मतलब आम तौर पर इन तीन में से एक होता है।
- वह पहले से अच्छी तरह ऑप्टिमाइज़ है, जो कम तस्वीरों वाली डिजिटल रूप से बनी फ़ाइलों में आम है।
- वह ज़्यादातर टेक्स्ट और वेक्टर ग्राफ़िक्स है, जो पहले से छोटे होते हैं, इसलिए साइज़ तस्वीरों से नहीं आ रहा।
- Light मोड कंटेंट बदले बिना और कुछ नहीं कर पाया। संतुलित गुणवत्ता स्तर के साथ Strong मोड आज़माएँ।
अगर फ़ाइल विशाल है पर कंप्रेस नहीं हो सकती, तो आप उसे दो PDF में बाँटकर अलग-अलग भेज सकते हैं, या डाउनलोड लिंक साझा कर सकते हैं। बहुत सारे पन्नों के लिए हिस्सों में भेजना अक्सर ज़्यादा भरोसेमंद होता है।
सही स्कैन गुणवत्ता चुनना
अगर आपकी PDF किसी स्कैनर या फ़ोन ऐप से आती है, तो शुरू में आप जो सेटिंग चुनते हैं वह फ़ाइल के ज़्यादातर साइज़ का फ़ैसला करती है। रेज़ोल्यूशन डॉट्स पर इंच यानी dpi में नापा जाता है। ज़्यादा डॉट्स मतलब ज़्यादा तीखा पन्ना और बड़ी फ़ाइल।
पत्र, फ़ॉर्म और रसीद जैसे रोज़ के काग़ज़ों के लिए 150 से 200 dpi काफ़ी है। टेक्स्ट स्क्रीन पर साफ़ रहता है और सामान्य प्रिंटर पर अच्छा छपता है। बारीक छपाई या मुहरों वाले दस्तावेज़ों के लिए 200 से 300 dpi सुरक्षित चुनाव है। 600 dpi पर जाने से हर पन्ना कई गुना बड़ा हो जाता है और शायद ही उसे पढ़ना आसान बनाता है।
रंग मोड रेज़ोल्यूशन जितना ही मायने रखता है। टेक्स्ट वाले पन्ने का ब्लैक एंड व्हाइट स्कैन उसी पन्ने के रंगीन स्कैन का दसवाँ हिस्सा हो सकता है। रंग तभी इस्तेमाल करें जब रंग का अर्थ हो, जैसे फ़ोटो, मुहर या हाइलाइट किया हिस्सा।
फ़ोन के स्कैनिंग ऐप में आम तौर पर गुणवत्ता का विकल्प होता है। अगर आप बार-बार साइज़ सीमा से टकराते हैं, तो स्कैन करने से पहले उसे हाई से स्टैंडर्ड पर कर दें। भारी फ़ाइल को बाद में ठीक करने से यह कहीं आसान है।
बड़ी फ़ाइल भेजने के दूसरे तरीक़े
कभी-कभी फ़ाइल बस बड़ी ही होती है, और उसे और कंप्रेस करना उसे बिगाड़ देगा। उस सूरत में उसे दूसरे तरीक़े से भेजें।
सबसे आम विकल्प क्लाउड स्टोरेज लिंक है। आप फ़ाइल को किसी स्टोरेज सेवा पर अपलोड करते हैं, शेयर लिंक बनाते हैं और लिंक को अपने ईमेल में रख देते हैं। पाने वाला जब तैयार हो, डाउनलोड कर लेता है, और साइज़ की कोई दिक़्क़त नहीं रहती। अगर दस्तावेज़ निजी है तो लिंक की एक्सपायरी तय करें, और जाँच लें कि सिर्फ़ वही लोग उसे खोल सकते हैं जिन्हें आप चाहते हैं।
दूसरा तरीक़ा दस्तावेज़ को बाँटना है। 60 पन्ने की रिपोर्ट भाग 1 और भाग 2 जैसे साफ़ नामों के साथ 30-30 पन्नों की दो फ़ाइलों के रूप में जा सकती है। और अगर पाने वाले को सिर्फ़ कुछ पन्ने चाहिए, तो बस वही भेजें। छोटे दस्तावेज़ पढ़ने में भी आसान होते हैं।
जो भी रास्ता लें, पाने वाले को बता दें कि क्या उम्मीद रखें। ईमेल में एक छोटी पंक्ति, जैसे रिपोर्ट दो फ़ाइलों में संलग्न है, उलझन से बचाती है।
भेजें दबाने से पहले एक छोटी चेकलिस्ट
ईमेल जाने से पहले इस छोटी चेकलिस्ट पर एक मिनट लगाएँ। यह सबसे आम शर्मिंदगियों से बचाती है।
- कंप्रेस की हुई फ़ाइल खोलें और हर पन्ना देखें। संख्याएँ, दस्तख़त और छोटे अक्षर देखें, क्योंकि इन पर सबसे पहले असर पड़ता है।
- फ़ाइल का साइज़ जाँचें। अगर यह 5 MB से नीचे है, तो आप लगभग हर जगह सुरक्षित हैं।
- फ़ाइल का नाम साफ़ रखें, जैसे scan0034.pdf की जगह Invoice-0007-Blue-Door-Studio.pdf। साफ़ नाम पेशेवर लगता है और पाने वाले को बाद में ढूँढने में मदद करता है।
- पक्का करें कि आपने कोई अतिरिक्त पन्ने नहीं जोड़े, जैसे ख़ाली पिछला पन्ना या कोई ड्राफ़्ट।
- मूल फ़ाइल को सुरक्षित फ़ोल्डर में रखें, क्योंकि कंप्रेस की हुई कॉपी को वापस मूल गुणवत्ता में नहीं बदला जा सकता।
- अपने ईमेल में अटैचमेंट का ज़िक्र करें, और बताएँ कि वह क्या है, ताकि वह स्पैम न लगे।
इन क़दमों में लौटे हुए ईमेल को दोबारा भेजने से कम समय लगता है, और नतीजा सावधान और सोचा-समझा दिखता है। यह आपको ग़लती से पुराना ड्राफ़्ट भेजने से भी बचाता है, जो तब हैरानी की हद तक आसान है जब फ़ाइलों के नाम मिलते-जुलते हों।
लोग अक्सर क्या पूछते हैं
ईमेल के लिए PDF कैसे कंप्रेस करूँ?
ईमेल अटैचमेंट का अधिकतम साइज़ क्या है?
क्या PDF कंप्रेस करने से उसकी गुणवत्ता घटेगी?
क्या कंप्रेशन के बाद भी मैं टेक्स्ट चुन सकता हूँ?
क्या PDF को ऑनलाइन कंप्रेस करना सुरक्षित है?
मेरी PDF छोटी क्यों नहीं हुई?
स्रोत और आगे पढ़ने के लिए
मुफ़्त फ़ाइल टूल्स आज़माएँ
ये आपके ब्राउज़र में चलते हैं, इसलिए आपकी फ़ाइलें आपके डिवाइस से बाहर नहीं जातीं।
अस्वीकरण
फ़ाइलें आपके ब्राउज़र में प्रोसेस होती हैं और हमें अपलोड नहीं की जातीं। नतीजे जैसे हैं वैसे दिए जाते हैं, गुणवत्ता या किसी उद्देश्य के लिए उपयुक्तता का कोई वादा नहीं। अपनी मूल फ़ाइलों की एक कॉपी रखें। आप इस टूल का उपयोग अपने जोखिम पर करते हैं, और इसके बाद होने वाले किसी नुक़सान के लिए TheFreeTool ज़िम्मेदार नहीं है। पूरा अस्वीकरण पढ़ें