Comment compresser un PDF pour l'envoyer par courriel sans l'abîmer

Pourquoi certains PDF sont si lourds

Un PDF qui ne contient que du texte est minuscule. Cent pages de texte brut peuvent peser bien moins d'un mégaoctet. Quand un PDF est gros, la cause est presque toujours les images.

Le cas le plus courant est une numérisation. Quand vous numérisez une page papier, le scanner en prend une photo. Une page numérisée en haute résolution et en couleur peut facilement peser un à trois mégaoctets à elle seule. Dix pages font 20 ou 30 Mo, et cela sans rien ajouter d'autre.

D'autres causes sont les photos collées dans un document à leur taille d'origine, les polices intégrées, et les fichiers modifiés et enregistrés de nombreuses fois, qui peuvent accumuler des données cachées. Comprendre la cause vous donne le remède. Si votre PDF est plein d'images, on réduit les images.

Quelles sont les limites de taille des courriels

Les limites varient, et le chiffre affiché n'est pas la vraie limite. Beaucoup de services courants acceptent des pièces jointes d'environ 20 à 25 Mo. Mais le courriel ajoute du poids quand il encode les pièces jointes : un fichier de 20 Mo peut grossir d'un tiers environ en transit, et certains systèmes refusent des messages qui paraissent corrects de votre côté.

Les entreprises fixent souvent des limites plus strictes, comme 10 Mo, et certains destinataires utilisent de vieux systèmes avec des plafonds encore plus bas. Si vous voulez que le fichier arrive partout, visez moins de 5 Mo, et moins de 2 Mo si vous envoyez plusieurs pièces jointes ou écrivez à quelqu'un que vous ne connaissez pas.

Pour les fichiers encore trop gros après compression, partagez un lien via un service de stockage en ligne au lieu de joindre le fichier. C'est tout à fait acceptable, et souvent plus simple pour le destinataire.

Léger ou Fort : quelle compression choisir

Il existe deux grandes façons de rendre un PDF plus petit, et elles échangent qualité et taille de manière différente.

La compression Légère nettoie le fichier et recompresse ce qu'elle peut sans changer le fonctionnement du document. Votre texte reste du vrai texte : vous pouvez donc toujours le sélectionner, le rechercher et le copier. Le gain est modeste, et certains fichiers ne rétréciront presque pas, surtout s'ils étaient déjà bien optimisés.

La compression Forte est plus agressive. Elle transforme chaque page en image et enregistre cette image à la qualité que vous choisissez. Sur les numérisations et les fichiers chargés d'images, cela donne de gros gains, ramenant souvent un fichier à une fraction de sa taille. Le revers, c'est que le texte fait maintenant partie de l'image : on ne peut plus le sélectionner ni le rechercher.

Une approche sensée consiste à essayer d'abord Léger. Si le fichier est encore trop gros, passez à Fort. Commencez avec le niveau de qualité Équilibré, et n'allez plus bas que si nécessaire, car les niveaux inférieurs rendent les pages visiblement plus floues.

Comment compresser un PDF en quatre étapes

Voici la marche à suivre avec notre compresseur de PDF gratuit.

1. Déposez votre PDF dans la zone, ou cliquez sur la zone pour choisir le fichier sur votre appareil.
2. Choisissez Léger ou Fort. Si vous choisissez Fort, sélectionnez un niveau de qualité : fichier le plus petit, équilibré ou meilleure qualité.
3. Appuyez sur Compresser le PDF et patientez. Les gros fichiers peuvent prendre une minute, et l'outil montre sa progression page par page.
4. Téléchargez le fichier plus petit. L'outil vous dit exactement de combien il a rétréci, et il ne propose le nouveau fichier que s'il est vraiment plus petit. S'il n'a pas rétréci, essayez le mode Fort ou une qualité plus basse.

Ouvrez le résultat et feuilletez-le avant d'envoyer. Vérifiez que les pages sont lisibles et que rien d'important n'est flou, comme les petits caractères, les signatures ou les chiffres.

Pourquoi la confidentialité compte quand on compresse un document

Pensez à ce que vous compressez d'habitude. Des contrats, des relevés bancaires, des scans de pièces d'identité, des courriers médicaux, des papiers d'impôts. Ce sont exactement les fichiers que vous voulez le moins voir par des inconnus.

Beaucoup de compresseurs en ligne fonctionnent en envoyant votre fichier sur leur serveur, en le traitant là-bas et en vous renvoyant une copie. Certains sont soigneux. D'autres gardent les fichiers des jours ou plus longtemps, et vous ne pouvez généralement pas savoir lequel est lequel rien qu'en regardant la page.

Notre outil fait le travail dans votre navigateur, sur votre propre appareil. Le fichier ne nous est jamais envoyé. Vous pouvez le vérifier vous-même. Chargez la page, coupez votre connexion internet et compressez un fichier. Cela marche encore, parce que rien n'a besoin du réseau. Nous en disons plus sur la façon de vérifier n'importe quel outil dans notre guide les outils en ligne gratuits sont-ils sûrs ?.

Gardez vos futurs PDF légers dès le départ

Il est plus facile d'éviter un gros fichier que d'en réduire un. Quelques habitudes font une grande différence.

• Numérisez à 150 à 200 dpi pour les documents ordinaires. 300 dpi ou plus est rarement nécessaire, sauf si vous comptez imprimer en grand format.
• Numérisez en noir et blanc ou en niveaux de gris quand la couleur n'a pas d'importance. Les numérisations en couleur sont bien plus lourdes.
• Utilisez une appli de numérisation qui recadre et redresse les pages, pour ne pas garder d'espace blanc inutile.
• Redimensionnez les photos avant de les mettre dans un document. Notre outil de redimensionnement d'images peut ramener une photo de 12 Mo à une taille raisonnable en quelques secondes.
• Supprimez les pages inutiles, et n'envoyez que ce que le destinataire a besoin de voir.
• Exportez en PDF depuis le programme d'origine plutôt que d'imprimer en PDF à partir d'une numérisation, quand c'est possible. Le texte numérique reste léger.

Si vous avez plusieurs PDF à envoyer, vous pouvez d'abord les réunir avec le fusionneur de PDF pour joindre un seul fichier bien rangé au lieu de cinq.

Quand il ne faut pas compresser

La compression entraîne toujours une certaine perte : il y a donc des cas où il faut être prudent.

Ne compressez pas un fichier que vous devez garder comme original de haute qualité, par exemple un fichier graphique destiné à l'impression ou un document officiel dont chaque détail doit rester lisible. Gardez l'original, et envoyez la copie compressée. Et rappelez-vous que le mode Fort rend le texte non sélectionnable : si le destinataire doit copier du texte ou faire une recherche, envoyez la version Légère, ou envoyez l'original par un lien.

Vérifiez aussi les exigences. Certains dépôts, comme les portails de visa ou d'appel d'offres, précisent une taille de fichier et un format. Compressez pour respecter la limite, mais assurez-vous que les pages restent assez claires pour être lues, car un document refusé coûte plus de temps qu'un fichier un peu plus gros.

Si le fichier ne rétrécit pas

Parfois un fichier garde presque la même taille. Cela signifie en général l'une de ces trois choses.

• Il est déjà bien optimisé, ce qui est courant pour les fichiers créés numériquement avec peu d'images.
• Il est surtout fait de texte et de graphiques vectoriels, déjà petits : la taille ne vient donc pas des images.
• Le mode Léger ne pouvait pas faire plus sans changer le contenu. Essayez le mode Fort avec un niveau de qualité équilibré.

Si un fichier est énorme mais ne se compresse pas, vous pouvez le diviser en deux PDF, les envoyer séparément, ou partager un lien de téléchargement. Pour un grand nombre de pages, envoyer en plusieurs parties est souvent plus fiable.

Choisir la bonne qualité de numérisation

Si votre PDF vient d'un scanner ou d'une appli sur téléphone, les réglages choisis au départ décident de l'essentiel de la taille du fichier. La résolution se mesure en points par pouce, ou dpi. Plus de points donnent une page plus nette et un fichier plus gros.

Pour les papiers de tous les jours comme les lettres, les formulaires et les tickets, 150 à 200 dpi suffisent largement. Le texte reste net à l'écran et s'imprime bien sur une imprimante ordinaire. Pour les documents avec de petits caractères ou des tampons, 200 à 300 dpi est un choix sûr. Monter à 600 dpi rend chaque page plusieurs fois plus lourde et la rend rarement plus lisible.

Le mode couleur compte autant que la résolution. Une numérisation en noir et blanc d'une page de texte peut peser un dixième de la même page en couleur. N'utilisez la couleur que quand elle porte un sens, comme pour une photo, un tampon ou un passage surligné.

Les applis de numérisation sur téléphone ont en général une option de qualité. Si vous butez sans cesse sur les limites de taille, passez-la de haute à standard avant de numériser. C'est bien plus simple que de réparer un fichier lourd ensuite.

D'autres façons d'envoyer un gros fichier

Parfois le fichier est simplement gros, et le compresser davantage l'abîmerait. Dans ce cas, envoyez-le autrement.

L'option la plus courante est un lien de stockage en ligne. Vous déposez le fichier sur un service de stockage, vous créez un lien de partage et vous mettez le lien dans votre courriel. Le destinataire le télécharge quand il est prêt, et il n'y a pas de problème de taille. Réglez le lien pour qu'il expire si le document est privé, et vérifiez que seules les personnes voulues peuvent l'ouvrir.

Une autre approche est de diviser le document. Un rapport de 60 pages peut partir en deux fichiers de 30 pages, avec des noms clairs comme partie 1 et partie 2. Et si le destinataire n'a besoin que de certaines pages, envoyez seulement celles-là. Des documents plus petits sont aussi plus faciles à lire.

Quelle que soit la voie choisie, dites au destinataire à quoi s'attendre. Une courte phrase dans le courriel, comme « le rapport est joint en deux fichiers », évite la confusion.

Une liste de contrôle rapide avant d'envoyer

Avant que le courriel parte, consacrez une minute à cette courte liste. Elle évite les gênes les plus courantes.

1. Ouvrez le fichier compressé et parcourez chaque page. Regardez les chiffres, les signatures et les petits caractères, car ce sont les premiers à souffrir.
2. Vérifiez la taille du fichier. S'il fait moins de 5 Mo, vous êtes tranquille presque partout.
3. Renommez le fichier clairement, par exemple Facture-0007-Blue-Door-Studio.pdf, au lieu de scan0034.pdf. Un nom clair fait professionnel et aide le destinataire à le retrouver plus tard.
4. Assurez-vous de ne pas avoir inclus de pages en trop, comme un verso vide ou un brouillon.
5. Gardez l'original dans un dossier sûr, car une copie compressée ne peut pas retrouver la qualité d'origine.
6. Mentionnez la pièce jointe dans votre courriel, et dites ce que c'est, pour qu'il ne ressemble pas à un spam.

Suivre ces étapes prend moins de temps que de renvoyer un courriel refusé, et le résultat paraît soigné et réfléchi. Cela vous évite aussi d'envoyer par erreur un ancien brouillon, ce qui arrive étonnamment facilement quand les fichiers ont des noms semblables.

Questions fréquentes

Sources et pour aller plus loin

• Google – Limites de taille des pièces jointes Gmail
• Microsoft – Limite de taille des pièces jointes Outlook
• Adobe – À propos de la taille des fichiers PDF