ইমেইলে একটা পিডিএফ জুড়ে দিয়ে সেন্ড চাপলেন, আর কয়েক সেকেন্ড পরেই সেই বিরক্তিকর বার্তা: অ্যাটাচমেন্ট অনেক বড়। কখনো আবার প্রাপক ফাইলটা পানই না। অফিসের এই ছোট সমস্যাটা অবাক করার মতো সময় নষ্ট করে, বিশেষ করে ফাইলে জরুরি কিছু থাকলে আর সময় কম থাকলে।
সমাধান সাধারণত সোজা: ফাইলটা ছোট করুন। কিন্তু এর সঠিক আর ভুল দুটো পথ আছে। ভুল পথে গেলে লেখা ঝাপসা হয়ে যেতে পারে, নথি পড়াই যেতে না পারে, বা আপনার ব্যক্তিগত কাগজ চলে যেতে পারে এমন কোনো ওয়েবসাইটে, যার সম্পর্কে আপনি কিছুই জানেন না। এই লেখায় বলব পিডিএফ কেন এত বড় হয়, ইমেইলের সাইজ সীমা আসলে কত, কীভাবে নিরাপদে ফাইল ছোট করবেন, আর কোন কয়েকটা অভ্যাসে ভবিষ্যতের ফাইল শুরু থেকেই ছোট থাকে।
কিছু পিডিএফ এত বড় হয় কেন
শুধু লেখার পিডিএফ খুব ছোট হয়। একশো পাতার সাদামাটা লেখাও এক মেগাবাইটের অনেক নিচে থাকতে পারে। পিডিএফ বড় হলে প্রায় সবসময় কারণ থাকে ছবি।
সবচেয়ে চেনা কারণ স্ক্যান। কাগজের পাতা স্ক্যান করলে স্ক্যানার আসলে পাতার একটা ছবি তোলে। বেশি রেজোলিউশনে রঙিন স্ক্যান করা একটা পাতাই সহজে এক থেকে তিন মেগাবাইট হয়ে যায়। দশ পাতা হলে 20 বা 30 MB, আর তখনো আর কিছু যোগ করা হয়নি।
আরও কিছু কারণ আছে: ক্যামেরার পুরো সাইজের ছবি সরাসরি নথিতে বসানো, এমবেড করা ফন্ট, আর বারবার এডিট করে সেভ করা ফাইল, যাতে লুকানো ডেটা জমে যায়। কারণ জানলে ওষুধও জানা হয়ে যায়। পিডিএফ ছবিতে ভরা হলে ছবিগুলোই ছোট করতে হবে।
ইমেইলের সাইজ সীমা আসলে কত
ইমেইলের সীমা সার্ভিস ভেদে আলাদা, আর লেবেলে লেখা সংখ্যাটা আসল সীমা নয়। অনেক জনপ্রিয় সার্ভিসে অ্যাটাচমেন্ট 20 থেকে 25 MB পর্যন্ত চলে। কিন্তু ইমেইল অ্যাটাচমেন্ট এনকোড করার সময় বাড়তি ভার যোগ করে, তাই 20 MB-এর ফাইল পথে প্রায় এক-তৃতীয়াংশ বড় হয়ে যেতে পারে। ফলে আপনার দিকে ঠিক দেখালেও কিছু সিস্টেম মেসেজ ফিরিয়ে দেয়।
অফিসগুলো প্রায়ই কড়া সীমা রাখে, যেমন 10 MB, আর কিছু প্রাপকের পুরোনো সিস্টেমে সীমা আরও কম। ফাইল যেন যেকোনো জায়গায় পৌঁছায়, তাই 5 MB-এর নিচে রাখুন। একসাথে কয়েকটা অ্যাটাচমেন্ট পাঠালে বা অচেনা কাউকে লিখলে 2 MB-এর নিচে রাখুন।
কমপ্রেশনের পরও ফাইল বড় থাকলে অ্যাটাচ না করে ক্লাউড স্টোরেজের লিংক পাঠান। এতে কোনো দোষ নেই, আর প্রাপকের জন্য অনেক সময় এটাই সহজ।
লাইট নাকি স্ট্রং: কোন কমপ্রেশন বেছে নেবেন
পিডিএফ ছোট করার মোটামুটি দুটো পথ আছে, আর দুটোতে মান আর সাইজের হিসাব আলাদা।
লাইট কমপ্রেশন ফাইলটা গুছিয়ে নেয় আর যা পারে নতুন করে কমপ্রেস করে, কিন্তু নথির কাজের ধরন বদলায় না। আপনার লেখা আসল লেখাই থাকে, তাই সিলেক্ট, সার্চ আর কপি করা যায়। সাশ্রয় সামান্য, আর যে ফাইল আগে থেকেই ভালোভাবে অপটিমাইজ করা, সেটা হয়তো প্রায় ছোটই হবে না।
স্ট্রং কমপ্রেশন আরও কড়া। এটা প্রতিটি পাতাকে ছবি বানিয়ে আপনার বেছে নেওয়া মানে সেভ করে। স্ক্যান আর ছবিতে ভরা ফাইলে এতে সাইজ অনেক কমে, প্রায়ই আসল সাইজের একটা ছোট অংশে নেমে আসে। দুর্বলতা হলো, লেখাটা এখন ছবিরই অংশ, তাই আর সিলেক্ট বা সার্চ করা যায় না।
ভালো উপায় হলো আগে লাইট চেষ্টা করা। তাতেও ফাইল বড় থাকলে স্ট্রং-এ যান। শুরুতে ব্যালান্সড মান বেছে নিন, আর দরকার হলেই আরও নিচে নামুন, কারণ মান কমালে পাতা চোখে পড়ার মতো নরম দেখায়।
চার ধাপে পিডিএফ কমপ্রেস করার নিয়ম
আমাদের ফ্রি পিডিএফ কমপ্রেসার দিয়ে কাজটা এভাবে হয়।
- পিডিএফটা বক্সে ছেড়ে দিন, অথবা বক্সে ক্লিক করে ডিভাইস থেকে ফাইল বেছে নিন।
- লাইট বা স্ট্রং বেছে নিন। স্ট্রং নিলে একটা মান বেছে নিন: সবচেয়ে ছোট ফাইল, ব্যালান্সড, বা সেরা মান।
- পিডিএফ কমপ্রেস চাপুন আর একটু অপেক্ষা করুন। বড় ফাইলে এক মিনিট লাগতে পারে, আর টুলটি পাতা ধরে ধরে অগ্রগতি দেখায়।
- ছোট ফাইলটা নামিয়ে নিন। টুলটি ঠিক কতটা ছোট হলো তা বলে দেয়, আর নতুন ফাইল সত্যিই ছোট হলেই সেটা দেয়। ছোট না হলে স্ট্রং মোড বা কম মান চেষ্টা করুন।
পাঠানোর আগে ফলাফলটা খুলে পাতা উল্টে দেখে নিন। পাতাগুলো পড়া যাচ্ছে কি না, আর ছোট হরফ, সই বা সংখ্যার মতো জরুরি কিছু ঝাপসা হয়েছে কি না, সেটা মিলিয়ে নিন।
নথি কমপ্রেস করার সময় প্রাইভেসি কেন জরুরি
ভেবে দেখুন সাধারণত কী কমপ্রেস করেন। চুক্তিপত্র, ব্যাংক স্টেটমেন্ট, আইডির স্ক্যান, ডাক্তারের চিঠি, কর-সংক্রান্ত কাগজ। ঠিক এই ফাইলগুলোই অচেনা কেউ দেখুক, তা আপনি সবচেয়ে কম চান।
অনেক অনলাইন কমপ্রেসার আপনার ফাইল তাদের সার্ভারে আপলোড করে, সেখানে প্রসেস করে, তারপর একটা কপি ফেরত পাঠায়। কেউ কেউ যত্ন নেয়। কেউ কেউ ফাইল কয়েক দিন বা তারও বেশি রেখে দেয়, আর পাতা দেখে কোনটা কোন দলের, তা বোঝার উপায় সাধারণত থাকে না।
আমাদের টুল কাজটা আপনার ব্রাউজারে, আপনার নিজের ডিভাইসেই করে। ফাইল আমাদের কাছে যায় না। নিজেই যাচাই করে দেখতে পারেন। পেজ লোড করুন, ইন্টারনেট বন্ধ করে দিন, তারপর একটা ফাইল কমপ্রেস করুন। তবুও চলবে, কারণ কোনো কাজে নেটওয়ার্ক লাগে না। যেকোনো টুল কীভাবে যাচাই করবেন, তা নিয়ে আরও লিখেছি আমাদের ফ্রি অনলাইন টুল নিরাপদ কি লেখায়।
ভবিষ্যতের পিডিএফ শুরু থেকেই ছোট রাখুন
বড় ফাইল ছোট করার চেয়ে বড় না হতে দেওয়াই সহজ। কয়েকটা অভ্যাসেই অনেক তফাত হয়।
- সাধারণ নথির জন্য 150 থেকে 200 dpi-তে স্ক্যান করুন। বড় আকারে প্রিন্ট করার পরিকল্পনা না থাকলে 300 dpi বা তার বেশি প্রায় দরকারই হয় না।
- রঙ জরুরি না হলে সাদা-কালো বা গ্রেস্কেলে স্ক্যান করুন। রঙিন স্ক্যান অনেক ভারী হয়।
- এমন স্ক্যানার অ্যাপ ব্যবহার করুন যা পাতা ক্রপ করে আর সোজা করে দেয়, যাতে ফাঁকা জায়গা নষ্ট না হয়।
- নথিতে বসানোর আগে ছবির সাইজ কমিয়ে নিন। আমাদের ইমেজ রিসাইজার 12 MB-এর ক্যামেরা ফটোকে কয়েক সেকেন্ডে ঠিকঠাক সাইজে নামিয়ে আনে।
- যে পাতা লাগবে না তা বাদ দিন, আর প্রাপকের যা দেখা দরকার শুধু সেটুকু পাঠান।
- পারলে স্ক্যান থেকে পিডিএফে প্রিন্ট না করে আসল প্রোগ্রাম থেকে সরাসরি পিডিএফে এক্সপোর্ট করুন। ডিজিটাল লেখা ছোট থাকে।
কয়েকটা পিডিএফ পাঠাতে হলে আগে পিডিএফ মার্জার দিয়ে জুড়ে নিতে পারেন, তাহলে পাঁচটার বদলে একটা গোছানো ফাইল অ্যাটাচ করবেন।
কখন কমপ্রেস করবেন না
কমপ্রেশনে সবসময় কিছু মান হারায়, তাই কিছু ক্ষেত্রে সাবধান হওয়া দরকার।
যে ফাইল উচ্চ মানের মাস্টার হিসেবে রাখতে হবে, যেমন প্রিন্টের আর্টওয়ার্ক বা এমন সরকারি নথি যেখানে প্রতিটি খুঁটিনাটি পড়া যেতে হবে, সেটা কমপ্রেস করবেন না। আসলটা রেখে দিন, আর কমপ্রেস করা কপিটা পাঠান। মনে রাখবেন, স্ট্রং মোডে লেখা সিলেক্ট করা যায় না। তাই প্রাপক লেখা কপি করতে বা সার্চ করতে চাইলে লাইট মোডের ফাইল পাঠান, অথবা আসল ফাইল লিংকে দিন।
প্রয়োজনীয়তাও দেখে নিন। ভিসা বা টেন্ডার পোর্টালের মতো কিছু আবেদনে ফাইলের সাইজ আর ফরম্যাট বলে দেওয়া থাকে। সীমা মেটাতে কমপ্রেস করুন, কিন্তু পাতাগুলো যেন পড়ার মতো পরিষ্কার থাকে। একটু বড় ফাইলের চেয়ে বাতিল হওয়া নথিতে সময় বেশি যায়।
ফাইল ছোট না হলে কী করবেন
কখনো কখনো ফাইলের সাইজ প্রায় একই থাকে। সাধারণত এর তিনটে কারণের একটা থাকে।
- ফাইলটা আগে থেকেই ভালোভাবে অপটিমাইজ করা, যা কম ছবির ডিজিটাল ফাইলে প্রায়ই দেখা যায়।
- ফাইলে বেশিরভাগ লেখা আর ভেক্টর গ্রাফিক্স, যা এমনিতেই ছোট, তাই সাইজ ছবির কারণে আসছে না।
- লাইট মোড বিষয়বস্তু না বদলে আর বেশি কিছু করতে পারেনি। ব্যালান্সড মানে স্ট্রং মোড চেষ্টা করুন।
ফাইল বিশাল হলে আর কমপ্রেস না হলে দুটো পিডিএফে ভাগ করে আলাদা আলাদা পাঠাতে পারেন, বা ডাউনলোড লিংক শেয়ার করতে পারেন। অনেক পাতার ক্ষেত্রে ভাগ করে পাঠানোই প্রায়ই বেশি নির্ভরযোগ্য।
স্ক্যানের সঠিক মান বেছে নেওয়া
পিডিএফ যদি স্ক্যানার বা ফোনের অ্যাপ থেকে আসে, তাহলে শুরুতে আপনি যে সেটিং বেছে নেন তা-ই ফাইলের বেশিরভাগ সাইজ ঠিক করে দেয়। রেজোলিউশন মাপা হয় ডটস পার ইঞ্চি বা dpi-তে। ডট বেশি হলে পাতা বেশি স্পষ্ট হয়, আর ফাইলও বড় হয়।
চিঠি, ফর্ম আর রসিদের মতো দৈনন্দিন কাগজের জন্য 150 থেকে 200 dpi যথেষ্ট। পর্দায় লেখা পরিষ্কার থাকে, আর সাধারণ প্রিন্টারেও ভালো ছাপা হয়। ছোট হরফ বা সিলমোহরওয়ালা নথির জন্য 200 থেকে 300 dpi নিরাপদ বাছাই। 600 dpi-তে গেলে প্রতিটি পাতা কয়েক গুণ বড় হয়, অথচ পড়তে সুবিধা প্রায় হয়ই না।
রঙের মোডও রেজোলিউশনের মতোই জরুরি। লেখার পাতার সাদা-কালো স্ক্যান একই পাতার রঙিন স্ক্যানের এক-দশমাংশ সাইজের হতে পারে। রঙ শুধু তখনই রাখুন যখন রঙের একটা অর্থ আছে, যেমন ছবি, সিলমোহর বা হাইলাইট করা অংশ।
ফোনের স্ক্যানার অ্যাপে সাধারণত মানের একটা অপশন থাকে। বারবার সাইজ সীমায় আটকে গেলে স্ক্যান করার আগে সেটা হাই থেকে স্ট্যান্ডার্ডে নামিয়ে নিন। পরে ভারী ফাইল ঠিক করার চেয়ে এটা অনেক সহজ।
বড় ফাইল পাঠানোর অন্য উপায়
কখনো ফাইলটা এমনিতেই বড়, আর আরও কমপ্রেস করলে নষ্ট হয়ে যাবে। তখন অন্য পথে পাঠান।
সবচেয়ে চালু উপায় ক্লাউড স্টোরেজের লিংক। ফাইলটা কোনো স্টোরেজ সার্ভিসে আপলোড করুন, একটা শেয়ার লিংক বানান, আর লিংকটা ইমেইলে দিন। প্রাপক সুবিধামতো ডাউনলোড করে নেবেন, সাইজের কোনো সমস্যা থাকবে না। নথি ব্যক্তিগত হলে লিংকের মেয়াদ ঠিক করে দিন, আর শুধু যাঁদের দেখানোর কথা তাঁরাই খুলতে পারছেন কি না, দেখে নিন।
আরেক উপায় নথি ভাগ করা। 60 পাতার রিপোর্ট 30 পাতার দুটো ফাইলে যেতে পারে, নাম হবে পরিষ্কার, যেমন পার্ট 1 আর পার্ট 2। প্রাপকের শুধু নির্দিষ্ট কিছু পাতা লাগলে শুধু সেগুলোই পাঠান। ছোট নথি পড়তেও সুবিধা।
যে পথই নিন, প্রাপককে আগে থেকে বলে রাখুন কী আসছে। ইমেইলে ছোট একটা লাইন, যেমন "রিপোর্টটা দুটো ফাইলে দিলাম", অনেক বিভ্রান্তি বাঁচায়।
সেন্ড চাপার আগে ছোট একটা চেকলিস্ট
ইমেইল যাওয়ার আগে এক মিনিট এই ছোট চেকলিস্টে দিন। সবচেয়ে চেনা লজ্জাগুলো এতে এড়ানো যায়।
- কমপ্রেস করা ফাইল খুলে প্রতিটি পাতা দেখুন। সংখ্যা, সই আর ছোট হরফ খেয়াল করুন, কারণ এগুলোর ক্ষতি আগে হয়।
- ফাইলের সাইজ দেখুন। 5 MB-এর নিচে থাকলে প্রায় সব জায়গায় নিরাপদ।
- ফাইলের নাম পরিষ্কার করে বদলান, যেমন scan0034.pdf-এর বদলে Invoice-0007-Blue-Door-Studio.pdf। পরিষ্কার নামে পেশাদার দেখায়, আর প্রাপক পরে সহজে খুঁজে পান।
- বাড়তি পাতা যেমন ফাঁকা পেছনের পাতা বা খসড়া ঢুকে গেছে কি না, দেখে নিন।
- আসল ফাইলটা নিরাপদ ফোল্ডারে রেখে দিন, কারণ কমপ্রেস করা কপিকে আর আসল মানে ফেরানো যায় না।
- ইমেইলে অ্যাটাচমেন্টের কথা লিখুন, আর সেটা কী তাও বলুন, যাতে স্প্যামের মতো না দেখায়।
এই ধাপগুলোয় সময় লাগে ফেরত আসা ইমেইল আবার পাঠানোর চেয়ে কম, আর ফলাফলে যত্নের ছাপ থাকে। নামে মিল থাকা ফাইলের মধ্যে ভুল করে পুরোনো খসড়া চলে যাওয়াটা বিস্ময়কর রকম সহজ, এই চেকলিস্ট সেটাও ঠেকায়।
যা নিয়ে মানুষ প্রশ্ন করেন
ইমেইলে পাঠানোর জন্য পিডিএফ কীভাবে কমপ্রেস করব?
ইমেইল অ্যাটাচমেন্টের সর্বোচ্চ সাইজ কত?
পিডিএফ কমপ্রেস করলে কি মান কমে?
কমপ্রেশনের পরও কি লেখা সিলেক্ট করা যায়?
অনলাইনে পিডিএফ কমপ্রেস করা কি নিরাপদ?
আমার পিডিএফ ছোট হলো না কেন?
সূত্র ও আরও পড়ার জন্য
ফ্রি ফাইল টুলগুলো ব্যবহার করে দেখুন
এগুলো আপনার ব্রাউজারেই চলে, তাই ফাইল আপনার ডিভাইস ছেড়ে কোথাও যায় না।
দাবিত্যাগ
ফাইল আপনার ব্রাউজারেই প্রসেস হয়, আমাদের কাছে আপলোড হয় না। ফলাফল যেমন আছে তেমনই দেওয়া হয়, মান বা কোনো বিশেষ কাজে উপযুক্ত হওয়ার কোনো নিশ্চয়তা নেই। আপনার আসল ফাইলের একটা কপি রেখে দিন। এই টুল আপনি নিজের ঝুঁকিতে ব্যবহার করছেন, আর এর ফলে কোনো ক্ষতি হলে TheFreeTool দায়ী নয়। পূর্ণ দাবিত্যাগ পড়ুন