PDF Boyutu Küçültme: E-postaya Sığdırmanın Yolu

Bazı PDF'ler neden bu kadar büyük?

Sadece metinden oluşan bir PDF çok küçüktür. Yüz sayfalık düz bir metin bir megabaytın bile altında kalabilir. PDF büyükse sebep neredeyse her zaman görsellerdir.

En sık rastlanan durum taramadır. Kağıt bir sayfayı taradığınızda tarayıcı aslında onun fotoğrafını çeker. Yüksek çözünürlükte ve renkli taranan tek bir sayfa kolayca bir ile üç megabayt arasında olabilir. On sayfa 20 ya da 30 MB eder, üstüne başka bir şey eklemeden bile.

Başka nedenler de var: belgeye kamera boyutunda yapıştırılan fotoğraflar, gömülü yazı tipleri ve defalarca düzenlenip kaydedilmiş, içinde gizli veri biriken dosyalar. Nedeni bilirseniz çareyi de bilirsiniz. PDF'iniz görselle doluysa küçültmeniz gereken şey görsellerdir.

E-posta boyut sınırları nedir?

E-posta sınırları değişir ve üzerinde yazan rakam gerçek sınır değildir. Birçok yaygın servis yaklaşık 20 ile 25 MB arası eke izin verir. Ama e-posta, ekleri kodlarken ek yük bindirir. 20 MB'lık bir dosya yolda yaklaşık üçte bir oranında büyüyebilir ve bazı sistemler sizin tarafınızda sorunsuz görünen iletileri reddeder.

İş yerleri çoğu zaman 10 MB gibi daha sıkı sınırlar koyar, bazı alıcılar da çok daha düşük sınırı olan eski sistemler kullanır. Dosyanın her yere ulaşmasını istiyorsanız 5 MB altını hedefleyin. Birden fazla ek gönderiyorsanız ya da tanımadığınız birine yazıyorsanız 2 MB altına inin.

Sıkıştırdıktan sonra da çok büyük kalan dosyalar için eki göndermek yerine bulut depolama üzerinden bir bağlantı paylaşın. Bu tamamen kabul edilebilir bir yöntem ve alıcı için çoğu zaman daha kolaydır.

Hafif mi Güçlü mü: hangi sıkıştırmayı seçmeli?

Bir PDF'i küçültmenin iki genel yolu var ve ikisi de kaliteyle boyutu farklı şekilde takas eder.

Hafif sıkıştırma dosyayı toparlar ve belgenin işleyişini değiştirmeden sıkıştırabildiği kadarını sıkıştırır. Metniniz gerçek metin olarak kalır, yani seçebilir, arayabilir ve kopyalayabilirsiniz. Kazanç ölçülüdür ve zaten iyi optimize edilmiş dosyalar pek küçülmeyebilir.

Güçlü sıkıştırma daha serttir. Her sayfayı görsele çevirir ve o görseli sizin seçtiğiniz kalitede kaydeder. Taramalarda ve görsel ağırlıklı dosyalarda büyük kazanç sağlar, dosya çoğu zaman eski boyutunun küçük bir kısmına iner. Bedeli şu: metin artık resmin bir parçasıdır, bu yüzden seçilemez ve aranamaz.

Mantıklı yol önce Hafif'i denemektir. Dosya hâlâ büyükse Güçlü'ye geçin. Dengeli kalite seviyesiyle başlayın, ancak gerekirse düşürün, çünkü düşük seviyeler sayfaları gözle görülür biçimde yumuşatır.

PDF boyutu küçültme: dört adımda

Ücretsiz PDF küçültücümüzle işlem şöyle ilerliyor.

1. PDF'inizi kutuya bırakın ya da kutuya tıklayıp dosyayı cihazınızdan seçin.
2. Hafif ya da Güçlü'yü seçin. Güçlü'yü seçtiyseniz bir kalite seviyesi belirleyin: en küçük dosya, dengeli ya da en iyi kalite.
3. PDF'i Sıkıştır düğmesine basın ve bekleyin. Büyük dosyalar bir dakika sürebilir, araç ilerlemeyi sayfa sayfa gösterir.
4. Küçülen dosyayı indirin. Araç tam olarak ne kadar küçüldüğünü söyler ve yeni dosyayı sadece gerçekten küçüldüyse sunar. Küçülmediyse Güçlü modu ya da daha düşük kaliteyi deneyin.

Göndermeden önce sonucu açıp sayfaları tek tek çevirin. Sayfaların okunur olduğundan, küçük yazı, imza ya da rakam gibi önemli yerlerin bulanık olmadığından emin olun.

Belge sıkıştırırken gizlilik neden önemli?

Genelde neleri sıkıştırdığınızı düşünün. Sözleşmeler, banka ekstreleri, kimlik taramaları, sağlık raporları, vergi evrakları. Yani yabancıların görmesini en az istediğiniz dosyalar.

Birçok online sıkıştırıcı dosyanızı kendi sunucusuna yükler, orada işler ve size bir kopya geri gönderir. Bazıları özenlidir. Bazıları dosyaları günlerce ya da daha uzun tutar ve hangisinin hangisi olduğunu sayfaya bakarak anlayamazsınız.

Bizim araç işi tarayıcınızda, kendi cihazınızda yapar. Dosya bize hiç gönderilmez. Bunu kendiniz deneyebilirsiniz: sayfayı açın, internet bağlantınızı kapatın ve bir dosyayı sıkıştırın. Yine çalışır, çünkü hiçbir şey için ağa ihtiyaç yok. Her aracı nasıl kontrol edeceğinize dair daha fazlasını ücretsiz online araçlar güvenli mi rehberimizde yazdık.

Sonraki PDF'leri baştan küçük tutun

Büyük dosyadan kaçınmak, onu küçültmekten kolaydır. Birkaç alışkanlık büyük fark yaratır.

• Sıradan belgeleri 150 ile 200 dpi arasında tarayın. Büyük boyutta basmayı planlamıyorsanız 300 dpi ve üstü nadiren gerekir.
• Renk önemli değilse siyah beyaz ya da gri tonlamada tarayın. Renkli taramalar çok daha ağırdır.
• Sayfaları kırpan ve düzelten bir tarama uygulaması kullanın, böylece boşuna boş alan kalmaz.
• Fotoğrafları belgeye koymadan önce küçültün. Resim boyutlandırıcımız 12 MB'lık bir kamera fotoğrafını saniyeler içinde makul bir boyuta indirebilir.
• İhtiyacınız olmayan sayfaları silin, alıcının görmesi gereken kısmı gönderin.
• Mümkünse taramayı PDF'e yazdırmak yerine belgeyi asıl programdan PDF olarak dışa aktarın. Dijital metin küçük kalır.

Gönderecek birkaç PDF'iniz varsa önce PDF birleştirici ile tek dosyada toplayabilirsiniz. Böylece beş dosya yerine tek bir derli toplu dosya eklersiniz.

Ne zaman sıkıştırmamalısınız?

Sıkıştırma her zaman biraz kayıp getirir, bu yüzden dikkat etmeniz gereken durumlar var.

Yüksek kaliteli ana dosya olarak saklamanız gereken bir dosyayı sıkıştırmayın. Örneğin baskı için hazırlanmış bir tasarım ya da her ayrıntının okunması gereken resmi bir belge. Orijinali saklayın, sıkıştırılmış kopyayı gönderin. Güçlü modun metni seçilemez yaptığını da unutmayın. Alıcının metin kopyalaması ya da arama yapması gerekiyorsa Hafif olanı gönderin ya da orijinali bir bağlantıyla paylaşın.

Gereklilikleri de kontrol edin. Vize ya da ihale portalları gibi bazı başvurular belirli bir dosya boyutu ve biçimi ister. Sınırı tutturmak için sıkıştırın, ama sayfaların okunacak kadar net kaldığından emin olun. Çünkü reddedilen bir belge, biraz daha büyük bir dosyadan daha çok zaman kaybettirir.

Dosya küçülmüyorsa

Bazen dosya hemen hemen aynı boyutta kalır. Bu genelde şu üç şeyden biri demektir.

• Dosya zaten iyi optimize edilmiştir. Az görselli, dijital üretilmiş dosyalarda sık görülür.
• Dosya çoğunlukla metin ve vektör grafikten oluşur. Bunlar zaten küçüktür, yani boyut görsellerden gelmiyordur.
• Hafif mod içeriği değiştirmeden daha fazlasını yapamadı. Dengeli kalite seviyesiyle Güçlü modu deneyin.

Dosya çok büyükse ve sıkıştırılamıyorsa onu iki PDF'e bölüp ayrı ayrı gönderebilir ya da indirme bağlantısı paylaşabilirsiniz. Sayfa sayısı çoksa parça parça göndermek çoğu zaman daha güvenilirdir.

Doğru tarama kalitesini seçmek

PDF'iniz tarayıcıdan ya da telefon uygulamasından geliyorsa dosya boyutunun büyük kısmını en başta seçtiğiniz ayarlar belirler. Çözünürlük inç başına nokta, yani dpi ile ölçülür. Nokta sayısı arttıkça sayfa keskinleşir ve dosya büyür.

Mektup, form ve fiş gibi gündelik evraklar için 150 ile 200 dpi fazlasıyla yeter. Yazı ekranda net kalır, sıradan bir yazıcıdan da düzgün çıkar. Küçük yazılı ya da mühürlü belgelerde 200 ile 300 dpi güvenli bir tercihtir. 600 dpi'a çıkmak her sayfayı birkaç kat büyütür ve okumayı nadiren kolaylaştırır.

Renk modu da çözünürlük kadar önemlidir. Bir metin sayfasının siyah beyaz taraması, aynı sayfanın renkli taramasının onda biri kadar olabilir. Rengi sadece anlam taşıdığında kullanın, örneğin fotoğraf, mühür ya da işaretlenmiş bir bölüm varsa.

Telefon tarama uygulamalarında genelde bir kalite seçeneği bulunur. Sürekli boyut sınırına takılıyorsanız taramadan önce bunu yüksekten standarda çekin. Ağır bir dosyayı sonradan düzeltmekten çok daha kolaydır.

Büyük dosya göndermenin başka yolları

Bazen dosya gerçekten büyüktür ve daha fazla sıkıştırmak onu bozar. Bu durumda başka bir yoldan gönderin.

En yaygın seçenek bulut depolama bağlantısıdır. Dosyayı bir depolama servisine yüklersiniz, bir paylaşım bağlantısı oluşturursunuz ve bağlantıyı e-postanıza koyarsınız. Alıcı hazır olduğunda indirir, boyut sorunu kalmaz. Belge özelse bağlantıya bitiş süresi koyun ve yalnızca istediğiniz kişilerin açabildiğini kontrol edin.

Başka bir yol belgeyi bölmektir. 60 sayfalık bir rapor, 1. bölüm ve 2. bölüm gibi net adlarla 30'ar sayfalık iki dosya olarak gidebilir. Alıcının yalnızca belirli sayfalara ihtiyacı varsa sadece onları gönderin. Küçük belgeler okuması da daha kolaydır.

Hangi yolu seçerseniz seçin, alıcıya ne bekleyeceğini söyleyin. E-postada rapor iki dosya halinde ektedir gibi kısa bir cümle kafa karışıklığını önler.

Göndermeden önce hızlı bir kontrol listesi

E-posta gitmeden önce bu kısa listeye bir dakika ayırın. En sık yaşanan mahcubiyetleri önler.

1. Sıkıştırılmış dosyayı açın ve her sayfayı kaydırarak bakın. Rakamlara, imzalara ve küçük yazılara özellikle bakın, çünkü ilk onlar zarar görür.
2. Dosya boyutuna bakın. 5 MB altındaysa neredeyse her yerde sorunsuz gider.
3. Dosyayı scan0034.pdf gibi bir adla bırakmayın, Fatura-0007-Mavi-Kapi-Studyo.pdf gibi net bir ad verin. Net bir ad profesyonel görünür ve alıcının dosyayı sonra bulmasına yardım eder.
4. Boş bir arka sayfa ya da taslak gibi fazladan sayfa eklemediğinizden emin olun.
5. Orijinali güvenli bir klasörde saklayın, çünkü sıkıştırılmış kopya eski kalitesine geri döndürülemez.
6. E-postada eki ve ne olduğunu belirtin, böylece spam gibi görünmez.

Bu adımlar, geri dönen bir e-postayı yeniden göndermekten daha kısa sürer ve sonuç özenli görünür. Ayrıca adları birbirine benzeyen dosyalarda şaşırtıcı kolaylıkla yaşanan, yanlışlıkla eski bir taslağı gönderme hatasından da korur.

Sıkça sorulan sorular

Kaynaklar ve daha fazla okuma

• Google – Gmail ek boyutu sınırları
• Microsoft – Outlook ek boyutu sınırı
• Adobe – PDF dosya boyutu hakkında