Como comprimir um PDF para enviar por e-mail sem estragá-lo

Por que alguns PDFs são tão grandes

Um PDF só com texto é minúsculo. Cem páginas de texto simples podem ficar bem abaixo de um megabyte. Quando um PDF é grande, a causa são quase sempre as imagens.

O caso mais comum é o escaneamento. Quando você escaneia uma página de papel, o scanner tira uma foto dela. Uma página escaneada em alta resolução e em cores pode ter facilmente de um a três megabytes sozinha. Dez páginas viram 20 ou 30 MB, e isso antes de você acrescentar qualquer outra coisa.

Outras causas são fotos coladas no documento no tamanho original da câmera, fontes incorporadas e arquivos editados e salvos muitas vezes, que podem acumular dados escondidos. Entender a causa mostra o remédio. Se o seu PDF está cheio de imagens, você reduz as imagens.

Quais são os limites de tamanho do e-mail

Os limites do e-mail variam, e o número do rótulo não é o limite real. Muitos serviços populares permitem anexos de cerca de 20 a 25 MB. Mas o e-mail acrescenta peso ao codificar os anexos, então um arquivo de 20 MB pode crescer cerca de um terço no caminho, e alguns sistemas rejeitam mensagens que parecem ótimas do seu lado.

Os locais de trabalho costumam definir limites mais rígidos, como 10 MB, e alguns destinatários usam sistemas antigos com tetos ainda menores. Se você quer que o arquivo chegue em qualquer lugar, mire em menos de 5 MB, e menos de 2 MB se for mandar vários anexos ou escrever para alguém que você não conhece.

Para arquivos que continuam grandes depois da compressão, compartilhe um link por um serviço de armazenamento na nuvem em vez de anexar o arquivo. É perfeitamente aceitável e, muitas vezes, mais fácil para o destinatário.

Leve ou Forte: qual compressão escolher

Há dois jeitos gerais de deixar um PDF menor, e eles trocam qualidade por tamanho de maneiras diferentes.

A compressão Leve (Light) arruma o arquivo e recomprime o que dá, sem mudar o funcionamento do documento. O seu texto continua sendo texto de verdade, então você ainda consegue selecioná-lo, pesquisá-lo e copiá-lo. A economia é modesta, e alguns arquivos quase não diminuem, principalmente se já estavam bem otimizados.

A compressão Forte (Strong) é mais agressiva. Ela transforma cada página numa imagem e salva essa imagem numa qualidade que você escolhe. Em escaneamentos e arquivos cheios de imagens, isso dá uma grande economia, muitas vezes reduzindo o arquivo a uma fração do tamanho. O porém é que o texto agora faz parte da figura, então não pode mais ser selecionado nem pesquisado.

Um jeito sensato é tentar a Leve primeiro. Se o arquivo ainda estiver grande, passe para a Forte. Comece com a qualidade Equilibrada e só reduza se precisar, porque níveis menores deixam as páginas visivelmente mais borradas.

Como comprimir um PDF em quatro passos

Veja o processo com o nosso compressor de PDF grátis.

1. Solte o seu PDF na caixa, ou clique nela para escolher o arquivo no seu aparelho.
2. Escolha Leve ou Forte. Se escolher Forte, selecione um nível de qualidade: menor arquivo, equilibrado ou melhor qualidade.
3. Aperte Comprimir PDF e espere. Arquivos grandes podem levar um minuto, e a ferramenta mostra o progresso página por página.
4. Baixe o arquivo menor. A ferramenta diz exatamente quanto ele diminuiu e só oferece o novo arquivo se ele realmente ficou menor. Se não diminuiu, tente o modo Forte ou uma qualidade menor.

Abra o resultado e folheie antes de enviar. Confira se as páginas estão legíveis e se nada importante ficou borrado, como letras miúdas, assinaturas ou números.

Por que a privacidade importa ao comprimir um documento

Pense no que você costuma comprimir. Contratos, extratos bancários, cópias de documentos de identidade, cartas médicas, papéis de imposto. São exatamente os arquivos que você menos quer que estranhos vejam.

Muitos compressores online funcionam enviando o seu arquivo para o servidor deles, processando lá e devolvendo uma cópia. Alguns são cuidadosos. Outros guardam os arquivos por dias ou mais, e em geral você não consegue saber qual é qual só olhando a página.

A nossa ferramenta faz o trabalho no seu navegador, no seu próprio aparelho. O arquivo nunca é enviado para nós. Você mesmo pode testar. Abra a página, desligue a internet e comprima um arquivo. Ainda funciona, porque nada precisa da rede. Escrevemos mais sobre como conferir qualquer ferramenta no nosso guia sobre se as ferramentas online grátis são seguras.

Mantenha os próximos PDFs pequenos desde o começo

É mais fácil evitar um arquivo grande do que diminuir um. Alguns hábitos fazem grande diferença.

• Escaneie a 150 a 200 dpi para documentos comuns. 300 dpi ou mais raramente é necessário, a menos que você pretenda imprimir em tamanho grande.
• Escaneie em preto e branco ou em tons de cinza quando a cor não importa. Escaneamentos coloridos são bem mais pesados.
• Use um app de scanner que corte e endireite as páginas, para não haver espaço em branco desperdiçado.
• Redimensione as fotos antes de pô-las no documento. O nosso redimensionador de imagens leva uma foto de câmera de 12 MB a um tamanho sensato em segundos.
• Remova as páginas de que não precisa e envie só o que o destinatário precisa ver.
• Exporte para PDF a partir do programa original em vez de imprimir em PDF a partir de um escaneamento, quando puder. Texto digital fica pequeno.

Se você tem vários PDFs para enviar, pode juntá-los antes com o unificador de PDF e anexar um arquivo organizado em vez de cinco.

Quando você não deve comprimir

A compressão sempre envolve alguma perda, então há casos em que você deve ter cuidado.

Não comprima um arquivo que você precisa guardar como matriz de alta qualidade, por exemplo uma arte para impressão ou um documento oficial em que cada detalhe precisa ficar legível. Guarde o original e envie a cópia comprimida. E lembre que o modo Forte torna o texto não selecionável, então, se o destinatário precisa copiar texto ou usar a busca, envie o Leve ou envie o original por um link.

Confira também as exigências. Alguns sistemas, como portais de visto ou de licitação, especificam um tamanho de arquivo e um formato. Comprima para cumprir o limite, mas garanta que as páginas continuem claras o suficiente para ler, porque um documento rejeitado custa mais tempo do que um arquivo um pouco maior.

Se o arquivo não diminui

Às vezes um arquivo fica quase do mesmo tamanho. Isso costuma significar uma de três coisas.

• Ele já está bem otimizado, o que é comum em arquivos feitos de forma digital com poucas imagens.
• É quase só texto e gráficos vetoriais, que já são pequenos, então o tamanho não vem de imagens.
• O modo Leve não conseguiu fazer mais sem mudar o conteúdo. Tente o modo Forte com a qualidade equilibrada.

Se um arquivo é enorme mas não dá para comprimir, você pode dividi-lo em dois PDFs, enviá-los separados ou compartilhar um link de download. Para um grande número de páginas, enviar em partes costuma ser mais confiável.

Escolhendo a qualidade certa do escaneamento

Se o seu PDF vem de um scanner ou de um app de celular, as configurações que você escolhe no começo decidem a maior parte do tamanho do arquivo. A resolução é medida em pontos por polegada, ou dpi. Mais pontos significam uma página mais nítida e um arquivo maior.

Para papéis do dia a dia, como cartas, formulários e recibos, 150 a 200 dpi é de sobra. O texto fica nítido na tela e imprime bem numa impressora comum. Para documentos com letras miúdas ou carimbos, 200 a 300 dpi é uma escolha segura. Ir a 600 dpi deixa cada página várias vezes maior e raramente a torna mais fácil de ler.

O modo de cor importa tanto quanto a resolução. Um escaneamento em preto e branco de uma página de texto pode ter um décimo do tamanho de um escaneamento colorido da mesma página. Use cor só quando ela tem significado, como numa foto, num carimbo ou num trecho destacado.

Os apps de escaneamento de celular costumam ter uma opção de qualidade. Se você vive esbarrando em limites de tamanho, mude de alta para padrão antes de escanear. É bem mais fácil do que consertar um arquivo pesado depois.

Outros jeitos de enviar um arquivo grande

Às vezes o arquivo é simplesmente grande, e comprimir mais iria estragá-lo. Nesse caso, envie de outro jeito.

A opção mais comum é um link de armazenamento na nuvem. Você envia o arquivo a um serviço de armazenamento, cria um link de compartilhamento e põe o link no e-mail. O destinatário baixa quando estiver pronto, e não há problema de tamanho. Configure o link para expirar se o documento for privado e confira se só as pessoas que você quer conseguem abri-lo.

Outra saída é dividir o documento. Um relatório de 60 páginas pode ir em dois arquivos de 30 páginas, com nomes claros, como parte 1 e parte 2. E se o destinatário só precisa de certas páginas, envie só essas. Documentos menores também são mais fáceis de ler.

Seja qual for o caminho, diga ao destinatário o que esperar. Uma linha curta no e-mail, como o relatório está anexado em dois arquivos, poupa confusão.

Uma lista rápida antes de apertar enviar

Antes de o e-mail sair, gaste um minuto nesta lista curta. Ela evita os constrangimentos mais comuns.

1. Abra o arquivo comprimido e role por todas as páginas. Olhe números, assinaturas e letras miúdas, porque são os primeiros a sofrer.
2. Confira o tamanho do arquivo. Se estiver abaixo de 5 MB, você está seguro em quase qualquer lugar.
3. Renomeie o arquivo com clareza, por exemplo Fatura-0007-Blue-Door-Studio.pdf, em vez de scan0034.pdf. Um nome claro parece profissional e ajuda o destinatário a achá-lo depois.
4. Verifique se você não incluiu páginas extras, como um verso em branco ou um rascunho.
5. Guarde o original numa pasta segura, porque uma cópia comprimida não volta à qualidade original.
6. Mencione o anexo no e-mail e diga o que ele é, para não parecer spam.

Seguir esses passos leva menos tempo do que reenviar um e-mail devolvido, e o resultado parece cuidadoso e bem pensado. Também protege você de mandar um rascunho antigo por engano, o que é surpreendentemente fácil quando os arquivos têm nomes parecidos.

Perguntas frequentes

Fontes e leituras adicionais

• Google – Limites de tamanho de anexos do Gmail
• Microsoft – Limite de tamanho de anexos do Outlook
• Adobe – Sobre o tamanho de arquivos PDF