Fiyat Teklifi Nasıl Hazırlanır? İşi Kazandıran Teklif Örneği

Fiyat teklifi nedir?

Fiyat teklifi, belirli bir işi belirtilen fiyata yapmayı vaat eden yazılı bir tekliftir. İş başlamadan önce gönderirsiniz. Müşteri kabul ederse ikiniz de neyin teslim edileceğini ve ne kadara mal olacağını bilirsiniz.

Bu, sohbette geçerken söylenen bir fiyattan farklıdır. Teklif somuttur. Nelerin dahil olduğunu, toplam fiyatı ve teklifin ne kadar süre geçerli olduğunu gösterir. Yazılı olduğu için iki tarafı da korur. Müşteri ne ödeyeceğini bilir, siz de neyi vaat ettiğinizin net kaydına sahip olursunuz.

Teklif, tahmin ya da fatura: fark ne?

Bu üç sözcük sık karıştırılır. İşte ayırmanın sade yolu.

• Fiyat teklifi sabit fiyatlı bir tekliftir. Müşteri kabul eder ve iş aynı kalırsa o fiyatı alırsınız.
• Tahmin, olası maliyetin en iyi kestirimidir. İş büyür ya da küçülürse değişebilir ve genellikle bağlayıcı değildir.
• Fatura, iş ya da teslimattan sonra gönderilen ödeme talebidir. Nelerin yazılacağını fatura nasıl kesilir rehberimizde bulabilirsiniz.

Günlük dilde insanlar hepsine teklif der. Bu yüzden hangisini kastettiğinizi açıkça yazın. Fiyatınız oynayabilecekse buna tahmin deyin ve neyin değiştirebileceğini söyleyin. Sabitse teklif deyin ve ne kadar süre geçerli olduğunu belirtin.

Teklife neler yazılmalı?

Güçlü bir teklif, müşterinin sormak zorunda kalacağı her soruyu yanıtlar. Şu bölümleri ekleyin.

1. Üstte açıkça yazan fiyat teklifi sözcüğü ve sonradan bulabilmeniz için bir teklif numarası.
2. İşletmenizin adı, adresi, e-postası, telefonu ve logosu; varsa vergi numaranız.
3. Müşterinin adı ya da şirketi ve ilgili kişi.
4. Düzenleme tarihi ve geçerlilik tarihi.
5. İşin ya da malların satırlara bölünmüş net tanımı. Her satırda miktar, birim fiyat ve satır toplamı olsun.
6. Ara toplam, varsa indirim, ayrı gösterilen vergi ve nihai toplam.
7. Koşullarınız: avans, ödeme planı, teslim süresi ve neyin ek iş sayıldığı.
8. Neyin dahil olmadığı. Kapsam konusunda kafa karışıklığı olmasın.
9. Nasıl kabul edileceği: e-postayla yanıt, imzalayıp geri gönderme ya da avansı yatırma.

Anlaşmazlıkların çoğu kapsamda başlar. Fiyatın neyi kapsadığını açıkça yazın, örneğin üç revizyon turu ya da bir yerinde ziyaret. Ek işin ayrıca fiyatlandırılacağını da söyleyin.

Teklif fiyatı adil nasıl belirlenir?

İnsanların en çok çekindiği kısım fiyatlandırmadır. Basit bir yöntem işe yarar. Önce zamanınızdan başlayın. İşin her bölümü için saati tahmin edin, saatlik ücretinizle çarpın. Malzeme, yazılım ya da yol gibi doğrudan giderlerinizi ekleyin. Sonra beklenmedik durumlar için bir pay bırakın, çünkü çoğu iş planlanandan biraz uzun sürer.

Yalnızca en ucuz rakibe bakarak fiyat vermeyin. Müşteriler sadece en düşük rakama değil, güvenilirliğe ve netliğe de ödeme yapar. Aynı zamanda dürüst olun. İyi teslim edemeyeceğiniz kadar düşük bir fiyat hem size hem müşteriye zarar verir.

İki ya da üç seçenek sunmak yardımcı olabilir. Temel, standart ve premium paket müşteriye seçim verir, birçok kişi ortadakini seçer. Ayrıca konuşmayı sizi tutup tutmamaktan, hangi seçeneğin uygun olduğuna taşır.

Örnek hesap

Küçük bir marka projesi için teklif veren bir tasarımcı olduğunuzu düşünün. Saati 85 olan ücretle 10 saat tasarım, 450 proje kurulum ücreti ve her biri 120 olan üç revizyon turu tahmin ediyorsunuz. Müşteri sürekli çalıştığınız biri, bu yüzden yüzde 5 indirim yapıyorsunuz. Yerel satış vergisi yüzde 8.

Satırlar tasarım için 850, kurulum için 450 ve revizyonlar için 360 eder. Ara toplam 1.660. Yüzde 5 indirim 83 düşer, geriye 1.577 kalır. Yüzde 8 vergi 126,16 ekler. Toplam 1.703,16.

30 gün sonrası bir geçerlilik tarihi, fiyatın üç revizyon turunu kapsadığına dair bir not ve başlarken yüzde 50 avans, kalanı teslimde gibi bir satır ekleyin. İşte eksiksiz, profesyonel bir teklif. Tam bu teklifi teklif oluşturucuda örnek düğmesiyle hazırlayabilir, sonra sayıları kendi işinize göre değiştirebilirsiniz.

Geçerlilik tarihi neden önemli?

Fiyatlar değişir. Malzeme pahalanır, zamanınız dolar ve süresiz açık bir teklif tuzağa dönüşebilir. Geçerlilik tarihi sizi korur. Hizmetlerde 30 gün yaygındır. Piyasa fiyatından etkilenen işlerde daha kısa olur.

Müşteriye karar vermesi için yumuşak bir neden de verir. Baskı yapmıyorsunuz, yalnızca teklifin bir sonu olduğunu gösteriyorsunuz. Tarihten sonra dönerse memnuniyetle yeniden teklif verebilirsiniz.

Profesyonel görünmesini sağlayın

Sunum güveni şekillendirir. Temiz ve tutarlı bir teklif, müşteriye projesine de özen göstereceğinizi söyler. Birkaç basit tercih yardımcı olur.

• Logonuz ve markanızla uyumlu bir renk içeren tek bir net şablon kullanın.
• Düzeni sade tutun. Bol boşluk ve okunaklı bir yazı tipi olsun.
• Toplamı gözün ilk gittiği yere koyun.
• Açıklamalar uzun ve belirsiz değil, kısa ve belirli olsun.
• Göndermeden önce yazım hatası ve yanlış rakam olup olmadığına bakın.

Teklifi PDF olarak gönderin. Her cihazda aynı görünür. Dosya büyükse önce ücretsiz PDF sıkıştırma aracıyla küçültün. Müşteri vergili nihai fiyatı sorarsa yüzde hesaplama ve satış vergisi hesaplama araçlarımız hızlı kontrol için işe yarar.

Ezici olmadan takip edin

Birçok teklif, müşteri meşgul olduğu için yanıtsız kalır. Kısa ve dostane bir takip çoğu zaman işi kazandırır. Teklifi hızlı gönderin. Görüşmeden bir iki gün içinde, sizi hâlâ hatırlıyorken göndermek en iyisi.

Yanıt gelmezse üç ila beş gün sonra bir kez takip edin. Şöyle bir şey: Merhaba, teklifin size ulaştığından emin olmak ve sorularınız varsa yardımcı olmak istedim. Hâlâ yanıt yoksa geçerlilik tarihine yakın son bir not yazın. Sonrasında bırakın ve iyi bir izlenimle yolunuza devam edin.

Cevap evet olunca yazılı olarak teyit edin, anlaştıysanız avansı alın, sonra uygun anda aynı satırlar ve rakamlarla teklifi faturaya çevirin.

Size iş kaybettiren hatalar

Birkaç küçük hata müşteri ya da para kaybettirebilir.

• Projenin ek ücret olmadan büyümesine izin veren belirsiz bir kapsam.
• Geçerlilik tarihi olmaması. Fiyat süresiz açık kalır.
• Teklif ile tahmini karıştırmak, sonra sabit fiyat konusunda tartışmak.
• Toplama vergiyi, avansı ya da teslimat masrafını eklemeyi unutmak.
• Geç yanıt vermek. İlk iyi teklif çoğu zaman işi alır.
• İşin de özensiz olacağını düşündüren dağınık düzen ya da yazım hataları.

Hiçbirini düzeltmek uzun sürmez. Bir kontrol listesi ve iyi bir şablon sizi tutarlı tutar.

Net bir kapsamla kendinizi koruyun

Fiyat konusundaki anlaşmazlıkların çoğu aslında kapsam anlaşmazlığıdır. Müşteri bir şeyin dahil olduğunu varsaydı, siz değil sandınız. İyi bir teklif bu boşluğu iş başlamadan kapatır.

Teslim edilecekleri sade sözcüklerle anlatın. Web sitesi tasarımı yerine, ana sayfa dahil beş sayfalık bir web sitesinin tasarımı ve iki tur değişiklik yazın. Müşteriden neye ihtiyacınız olduğunu belirtin. Örneğin belirli bir tarihe kadar metin ve görseller. Onların tarafındaki gecikmeler çoğu zaman takvimi uzatır.

Sonra ek taleplerde ne olacağını söyleyin. Bu teklif dışındaki ek işler ayrıca fiyatlandırılır gibi kısa bir cümle yeter. Müşteri sonradan bir şey daha isteyince konuşmayı dostane tutar, çünkü ikinizin de kabul ettiği bir kuralı uyguluyorsunuz.

Eklemeye değer şartlar

Uzun bir hukuki belgeye gerek yok, ama birkaç kısa şart sorunların çoğunu önler.

• Avans: örneğin iş başlamadan önce yüzde 30 ila 50. İki tarafın da bağlılığını gösterir.
• Ödeme planı: her bölümün ne zaman ödeneceği, ilk taslağın teslimi gibi net aşamalara bağlı.
• Teslim süresi: avansı ve gerekli malzemeleri aldığınız günden itibaren gerçekçi bir tarih ya da zaman aralığı.
• İptal: iş başladıktan sonra müşteri iptal ederse avansın akıbeti.
• Mülkiyet: bitmiş işin kime ait olduğu ve mülkiyetin ne zaman geçtiği. Genellikle ödeme tamamlanınca.

İş büyükse ya da risk yüksekse standart şartlarınıza bir avukata bir kez baktırın. Sonra her teklifte yeniden kullanabilirsiniz.

Kabul edilen tekliften faturaya

Müşteri evet deyince, teklifi sonrasındaki her şeyin planı sayın. Kabulü yazılı olarak teyit edin, anlaştıysanız avansı isteyin ve tarihi not edin.

Sonra faturayı tekliften oluşturun. Aynı kalemleri, aynı fiyatları ve aynı vergi uygulamasını kullanın. Müşterinin zaten kabul ettiği hiçbir şey değişmesin. Teklif numarasını referans olarak ekleyin. Yol boyunca kapsam değiştiyse ek işi ayrı bir satıra yazın. Müşteri neyin eklendiğini tam görsün.

Bu yolu izlerseniz müşteri sürprizle karşılaşmaz, siz de neyin vaat edildiğini tartışmak zorunda kalmazsınız. Sonraki adımı fatura nasıl kesilir rehberimiz ayrıntılı anlatıyor. Fatura oluşturucu ile de dakikalar içinde hazırlayabilirsiniz.

Göndermeden önce son kontrol listesi

Teklifi bir kez daha müşteri gözüyle okuyun. Anlar mıydınız, evet demeye güvenir miydiniz? Bu liste dürüstçe cevap vermenize yardımcı olur.

1. Teklif numarası benzersiz mi, tarih doğru mu?
2. Müşterinin adı ve iletişim bilgileri doğru mu?
3. Her satır neyin dahil olduğunu, miktarı ve fiyatı söylüyor mu?
4. Ara toplam, indirim, vergi ve toplam birbirini tutuyor mu? Hesap makinesiyle kontrol edin. Tek bir yanlış rakam işi ya da kârınızı götürebilir.
5. Geçerlilik tarihi net mi?
6. Avans, ödeme planı ve teslim süresi yazılı mı?
7. Neyin dahil olmadığı ve ek işin nasıl ele alınacağı yazıyor mu?
8. Evet demenin tek ve net bir yolu var mı? Örneğin bu e-postayı yanıtlayın ya da aşağıyı imzalayın.

Bu kontrolü geçen bir teklif sakin ve profesyonel durur. Müşteriye ne bekleyeceğini söyler, işler sonradan değişirse size sağlam bir zemin verir. Bu küçük hazırlık, çoğu zaman kazanan tekliflerle hiç yanıt almayanlar arasındaki farktır.

Sıkça sorulan sorular

Kaynaklar ve daha fazla okuma

• GOV.UK – Business and self-employed guidance
• U.S. Small Business Administration – Run your business
• Citizens Advice – Quotes and estimates