Báo giá mẫu: cách viết báo giá để chốt được khách

Báo giá là gì

Báo giá là lời đề nghị bằng văn bản về việc làm một công việc đã xác định với một mức giá nêu rõ. Bạn gửi nó trước khi bắt đầu làm. Nếu khách đồng ý, cả hai bên đều biết sẽ giao gì và giá bao nhiêu.

Vì thế nó khác với việc nhắc giá qua loa trong lúc nhắn tin. Báo giá thì cụ thể. Nó liệt kê những gì được bao gồm, tổng giá và thời hạn lời chào giá còn hiệu lực. Vì được viết ra giấy, nó bảo vệ cả hai bên. Khách biết mình sẽ trả bao nhiêu, còn bạn có bản ghi rõ ràng về những gì mình đã hứa.

Báo giá, dự toán hay hóa đơn: khác nhau chỗ nào?

Ba từ này hay bị lẫn lộn, nên đây là cách đơn giản để phân biệt.

• Báo giá là lời chào giá cố định. Nếu khách đồng ý và công việc không đổi, bạn tính đúng mức giá đó.
• Dự toán là con số ước tính chi phí có thể xảy ra. Nó có thể thay đổi nếu công việc to hơn hoặc nhỏ hơn dự kiến, và thường không ràng buộc.
• Hóa đơn là yêu cầu thanh toán, gửi sau khi xong việc hoặc giao hàng. Xem bài cách làm hóa đơn để biết cần ghi những gì.

Ngoài đời, người ta hay gọi chung cả ba là báo giá, nên bạn hãy nói rõ mình đang nói đến loại nào. Nếu giá có thể thay đổi, hãy gọi là dự toán và nói điều gì có thể làm giá đổi. Nếu giá cố định, hãy gọi là báo giá và ghi rõ có hiệu lực trong bao lâu.

Báo giá cần ghi những gì

Một bản báo giá tốt trả lời trước mọi câu hỏi mà khách có thể phải hỏi lại. Hãy ghi những phần sau.

1. Chữ báo giá ở ngay đầu trang, kèm số báo giá để sau này dễ tìm lại.
2. Tên doanh nghiệp, địa chỉ, email, số điện thoại và logo của bạn, cùng mã số thuế nếu có.
3. Tên khách hoặc tên công ty khách và người liên hệ.
4. Ngày lập báo giá và ngày hết hiệu lực.
5. Mô tả rõ công việc hoặc hàng hóa, chia theo từng dòng, mỗi dòng có số lượng, đơn giá và thành tiền.
6. Tạm tính, giảm giá nếu có, thuế ghi riêng và tổng cuối cùng.
7. Điều khoản của bạn: đặt cọc, lịch thanh toán, thời gian giao và thế nào là công việc phát sinh.
8. Những gì không bao gồm, để không ai hiểu nhầm về phạm vi.
9. Cách chấp nhận: trả lời email, ký rồi gửi lại, hoặc đóng tiền cọc.

Phạm vi công việc là nơi phần lớn tranh chấp bắt đầu. Hãy nói rõ mức giá bao gồm những gì, như ba lần chỉnh sửa hay một lần đến khảo sát, và ghi rằng việc phát sinh sẽ được báo giá riêng.

Cách định giá báo giá cho công bằng

Định giá là phần nhiều người ngại nhất. Một cách làm đơn giản sẽ giúp ích. Bắt đầu từ thời gian của bạn. Ước tính số giờ cho từng phần việc rồi nhân với mức giá theo giờ. Cộng thêm các chi phí trực tiếp như vật liệu, phần mềm hay đi lại. Sau đó cộng thêm một khoản dự phòng cho những chuyện bất ngờ, vì đa số công việc mất lâu hơn dự tính một chút.

Đừng chỉ so giá với đối thủ rẻ nhất. Khách trả tiền cho cả sự đáng tin cậy và sự rõ ràng, không chỉ cho con số thấp nhất. Nhưng cũng hãy trung thực. Một mức giá quá thấp để làm cho tốt sẽ hại cả bạn lẫn khách.

Đưa ra hai hoặc ba lựa chọn cũng có ích. Gói cơ bản, gói tiêu chuẩn và gói cao cấp cho khách quyền chọn, và nhiều người sẽ chọn gói giữa. Cách này cũng chuyển cuộc trò chuyện từ có nên thuê bạn không sang gói nào phù hợp với họ.

Một ví dụ tính tiền cụ thể

Hãy tưởng tượng bạn là nhà thiết kế đang báo giá cho một dự án thương hiệu nhỏ. Bạn ước tính 10 giờ thiết kế với giá 85 một giờ, phí khởi tạo dự án 450, và ba lần chỉnh sửa, mỗi lần 120. Khách là khách quen nên bạn giảm 5%, và thuế bán hàng ở nơi bạn là 8%.

Các dòng gồm 850 cho thiết kế, 450 cho khởi tạo và 360 cho chỉnh sửa. Tạm tính là 1.660. Giảm 5% là bớt 83, còn lại 1.577. Thuế 8% cộng thêm 126,16. Tổng cộng là 1.703,16.

Thêm ngày hết hiệu lực sau 30 ngày, một ghi chú rằng mức giá đã gồm ba lần chỉnh sửa, và một dòng như cọc 50% khi bắt đầu, phần còn lại khi bàn giao. Vậy là bạn có một bản báo giá đầy đủ và chuyên nghiệp. Bạn có thể làm đúng bản này trong công cụ tạo báo giá bằng nút dữ liệu mẫu, rồi đổi con số cho khớp với công việc của mình.

Vì sao ngày hết hiệu lực quan trọng

Giá cả thay đổi. Vật liệu đắt lên, lịch làm việc của bạn kín dần, và một bản báo giá mở vô thời hạn có thể thành cái bẫy. Ngày hết hiệu lực bảo vệ bạn. Ba mươi ngày là phổ biến với dịch vụ, và ngắn hơn với những thứ chịu ảnh hưởng của giá thị trường.

Nó cũng cho khách một lý do nhẹ nhàng để quyết định. Bạn không ép họ, chỉ cho thấy lời chào giá có hạn. Nếu họ quay lại sau ngày đó, bạn vui vẻ báo giá lại là xong.

Trình bày sao cho chuyên nghiệp

Cách trình bày tạo nên niềm tin. Một bản báo giá gọn gàng, nhất quán cho khách thấy bạn cũng sẽ cẩn thận với dự án của họ. Vài lựa chọn đơn giản sẽ giúp ích.

• Dùng một mẫu rõ ràng với logo của bạn và một màu hợp với thương hiệu.
• Giữ bố cục đơn giản, có nhiều khoảng trống và phông chữ dễ đọc.
• Đặt tổng tiền ở chỗ mắt người xem nhìn vào đầu tiên.
• Viết mô tả ngắn và cụ thể, đừng dài dòng mơ hồ.
• Kiểm tra lỗi chính tả và số liệu sai trước khi gửi.

Hãy gửi báo giá dạng PDF để nó hiển thị giống nhau trên mọi thiết bị. Nếu file nặng, hãy giảm dung lượng bằng công cụ nén PDF miễn phí trước. Nếu khách hỏi giá cuối cùng đã gồm thuế, công cụ tính phần trăm và công cụ tính thuế bán hàng của chúng tôi rất tiện để kiểm tra nhanh.

Nhắc khách mà không gây áp lực

Nhiều báo giá không có hồi âm, đơn giản vì khách bận. Một tin nhắn nhắc ngắn và thân thiện thường giúp bạn chốt được việc. Hãy gửi báo giá sớm, tốt nhất trong vòng một hai ngày sau cuộc trao đổi, khi bạn còn mới trong trí nhớ của họ.

Nếu chưa thấy trả lời, hãy nhắc một lần sau ba đến năm ngày. Đại loại như: Chào anh/chị, em chỉ muốn kiểm tra xem anh/chị đã nhận được báo giá chưa và có câu hỏi nào không ạ. Sau đó, nếu vẫn chưa có hồi âm, gửi thêm một tin cuối vào gần ngày hết hiệu lực. Rồi thôi, đừng nhắc nữa và rút lui với ấn tượng tốt.

Khi khách đồng ý, hãy xác nhận bằng văn bản, thu tiền cọc nếu đã thỏa thuận, rồi chuyển báo giá thành hóa đơn vào đúng thời điểm, với cùng các dòng và con số.

Những lỗi khiến bạn mất khách

Vài lỗi nhỏ có thể làm bạn mất khách hoặc mất tiền.

• Phạm vi mơ hồ, để dự án phình ra mà không được trả thêm.
• Không có ngày hết hiệu lực, khiến giá mở mãi mãi.
• Lẫn lộn giữa báo giá và dự toán, rồi sau này cãi nhau về một mức giá cố định.
• Quên thuế, tiền cọc hoặc chi phí giao hàng trong tổng.
• Trả lời chậm. Bản báo giá tốt đến đầu tiên thường thắng.
• Bố cục lộn xộn hoặc lỗi chính tả, khiến người ta nghĩ công việc cũng sẽ cẩu thả.

Không lỗi nào mất nhiều thời gian để sửa. Một danh sách kiểm tra và một mẫu tốt giúp bạn làm việc nhất quán.

Tự bảo vệ mình bằng phạm vi công việc rõ ràng

Phần lớn các bất đồng về giá thực ra là bất đồng về phạm vi. Khách tưởng món đó đã bao gồm, còn bạn tưởng là không. Một bản báo giá tốt xóa khoảng cách đó trước khi bắt đầu làm.

Hãy mô tả sản phẩm bàn giao bằng lời đơn giản. Thay vì thiết kế website, hãy viết thiết kế website năm trang, gồm trang chủ, và hai lần chỉnh sửa. Nêu rõ bạn cần gì từ khách, như nội dung chữ và hình ảnh trước một ngày nhất định, vì chậm trễ từ phía họ thường đẩy lùi tiến độ.

Rồi nói rõ điều gì xảy ra với yêu cầu phát sinh. Một dòng ngắn như công việc ngoài báo giá này sẽ được tính giá riêng là đủ. Dòng đó giữ cho cuộc trò chuyện êm đẹp khi khách nhờ thêm một việc nữa, vì bạn chỉ áp dụng một quy tắc cả hai đã đồng ý.

Những điều khoản nên thêm vào

Bạn không cần một văn bản pháp lý dài, nhưng vài điều khoản ngắn sẽ tránh được phần lớn rắc rối.

• Đặt cọc: ví dụ 30% đến 50% trước khi bắt đầu, cho thấy cam kết từ cả hai phía.
• Lịch thanh toán: khi nào đến hạn từng phần, gắn với các mốc rõ ràng như giao bản nháp đầu tiên.
• Thời gian giao: một ngày thực tế hoặc một khoảng thời gian tính từ ngày bạn nhận tiền cọc và các tài liệu cần thiết.
• Hủy hợp đồng: tiền cọc xử lý thế nào nếu khách hủy sau khi công việc đã bắt đầu.
• Quyền sở hữu: ai sở hữu sản phẩm hoàn thành và khi nào quyền sở hữu được chuyển, thường là sau khi thanh toán đủ.

Nếu công việc lớn hoặc rủi ro cao, hãy nhờ luật sư xem qua điều khoản mẫu của bạn một lần. Sau đó bạn dùng lại cho mọi báo giá.

Từ báo giá được chấp nhận đến hóa đơn

Khi khách đồng ý, hãy coi báo giá là kế hoạch cho mọi việc tiếp theo. Xác nhận việc chấp nhận bằng văn bản, xin tiền cọc nếu đã thỏa thuận, và ghi lại ngày.

Sau đó, làm hóa đơn dựa trên báo giá. Dùng cùng hạng mục, cùng giá và cùng cách tính thuế, để không có gì khách đã đồng ý bị thay đổi. Ghi số báo giá làm tham chiếu. Nếu phạm vi thay đổi giữa chừng, hãy ghi phần việc thêm ở một dòng riêng để khách thấy chính xác cái gì được thêm.

Đi theo cách này, khách không bao giờ bị bất ngờ, và bạn không phải cãi nhau về điều đã hứa. Bài cách làm hóa đơn của chúng tôi nói chi tiết bước tiếp theo, và công cụ tạo hóa đơn giúp bạn làm xong trong vài phút.

Danh sách kiểm tra cuối cùng trước khi gửi

Hãy đọc lại báo giá một lần nữa như thể bạn là khách. Bạn có hiểu không và có thấy yên tâm để đồng ý không? Danh sách này giúp bạn trả lời thật lòng.

1. Số báo giá có không trùng và ngày có đúng không?
2. Tên và thông tin liên hệ của khách có đúng không?
3. Mỗi dòng có nói rõ nội dung bao gồm, kèm số lượng và giá không?
4. Tạm tính, giảm giá, thuế và tổng có khớp nhau không? Hãy kiểm tra bằng máy tính, vì một con số sai có thể làm bạn mất khách hoặc mất lợi nhuận.
5. Ngày hết hiệu lực có rõ ràng không?
6. Tiền cọc, lịch thanh toán và thời gian giao đã được ghi ra chưa?
7. Có ghi những gì không bao gồm và cách xử lý việc phát sinh không?
8. Có một cách rõ ràng để khách nói đồng ý không, như trả lời email này hoặc ký bên dưới?

Một bản báo giá vượt qua bước kiểm tra này trông bình tĩnh và chuyên nghiệp. Nó cho khách biết điều gì sẽ xảy ra, và cho bạn một chỗ đứng vững nếu sau này mọi thứ thay đổi. Chút chuẩn bị nhỏ đó thường là điều phân biệt những bản báo giá chốt được khách với những bản chẳng bao giờ có hồi âm.

Câu hỏi thường gặp

Nguồn và tài liệu đọc thêm

• GOV.UK – Business and self-employed guidance
• U.S. Small Business Administration – Run your business
• Citizens Advice – Quotes and estimates