Angebot schreiben, das den Auftrag gewinnt

Was ein Angebot ist

Ein Angebot (Quotation, kurz Quote) ist ein schriftliches Angebot, eine klar umrissene Arbeit zu einem genannten Preis auszuführen. Sie schicken es, bevor die Arbeit beginnt. Nimmt der Kunde an, wissen beide, was geliefert wird und was es kostet.

Damit unterscheidet es sich von einer beiläufigen Preisnennung im Chat. Ein Angebot ist konkret. Es nennt, was enthalten ist, den Gesamtpreis und wie lange das Angebot gilt. Weil es schriftlich ist, schützt es beide Seiten. Der Kunde weiß, was er zahlt, und Sie haben einen klaren Beleg dessen, was Sie versprochen haben.

Angebot, Kostenvoranschlag oder Rechnung: Was ist der Unterschied?

Diese drei Begriffe werden oft durcheinandergebracht, hier eine einfache Trennung.

• Ein Angebot ist ein Festpreisangebot. Nimmt der Kunde an und bleibt die Arbeit gleich, berechnen Sie diesen Preis.
• Ein Kostenvoranschlag ist die beste Schätzung der wahrscheinlichen Kosten. Er kann sich ändern, wenn die Arbeit größer oder kleiner ausfällt, und ist meist nicht bindend.
• Eine Rechnung ist eine Zahlungsaufforderung, die nach der Arbeit oder Lieferung verschickt wird. Was hineingehört, steht in unserem Ratgeber Rechnung schreiben.

Im Alltag sagen Leute für all das Angebot, sagen Sie also klar, was Sie meinen. Kann sich Ihr Preis bewegen, nennen Sie es Kostenvoranschlag und sagen Sie, was ihn ändern könnte. Ist er fest, nennen Sie es Angebot und sagen Sie, wie lange es gilt.

Was in ein Angebot gehört

Ein starkes Angebot beantwortet jede Frage, die der Kunde sonst stellen müsste. Nehmen Sie diese Teile auf.

1. Das Wort Angebot, deutlich oben, dazu eine Angebotsnummer, damit Sie es später finden.
2. Ihr Firmenname, Ihre Adresse, E-Mail, Telefonnummer und Logo sowie Ihre Steuernummer, wenn Sie eine haben.
3. Name oder Firma des Kunden und die Kontaktperson.
4. Das Datum der Ausstellung und ein Gültigkeitsdatum.
5. Eine klare Beschreibung der Arbeit oder Ware, in Zeilen aufgeteilt, jede mit Menge, Einzelpreis und Zeilensumme.
6. Zwischensumme, gegebenenfalls Rabatt, Steuer getrennt ausgewiesen und die Endsumme.
7. Ihre Bedingungen: Anzahlung, Zahlungsplan, Lieferzeit und was als Zusatzarbeit gilt.
8. Was nicht enthalten ist, damit es keine Unklarheit über den Leistungsumfang gibt.
9. Wie man annimmt: per E-Mail antworten, unterschreiben und zurückschicken oder die Anzahlung leisten.

Beim Leistungsumfang beginnen die meisten Streitigkeiten. Schreiben Sie genau auf, was der Preis abdeckt, etwa drei Korrekturrunden oder einen Vor-Ort-Termin, und sagen Sie, dass Zusatzarbeit gesondert angeboten wird.

Wie Sie ein Angebot fair kalkulieren

Die Preisgestaltung fürchten die meisten. Eine einfache Methode hilft. Beginnen Sie mit Ihrer Zeit. Schätzen Sie die Stunden für jeden Teil der Arbeit und multiplizieren Sie mit Ihrem Stundensatz. Addieren Sie Ihre direkten Kosten, etwa Material, Software oder Reisen. Schlagen Sie dann einen Puffer für Unerwartetes auf, denn die meisten Aufträge dauern etwas länger als geplant.

Kalkulieren Sie nicht nur gegen den billigsten Mitbewerber. Kunden zahlen auch für Verlässlichkeit und Klarheit, nicht nur für die niedrigste Zahl. Gleichzeitig seien Sie ehrlich. Ein Preis, der zu niedrig ist, um gut zu liefern, schadet Ihnen und dem Kunden.

Zwei oder drei Optionen anzubieten kann helfen. Ein Basis-, ein Standard- und ein Premiumpaket geben dem Kunden die Wahl, und viele nehmen das mittlere. Außerdem verschiebt es das Gespräch von der Frage, ob er Sie beauftragt, zu der Frage, welche Option zu ihm passt.

Ein Rechenbeispiel

Stellen Sie sich vor, Sie sind Designer und bieten für ein kleines Markenprojekt an. Sie schätzen 10 Stunden Design zu 85 pro Stunde, eine Einrichtungsgebühr von 450 und drei Korrekturrunden zu je 120. Der Kunde ist ein Stammkunde, Sie bieten also 5 % Rabatt an, und Ihre örtliche Umsatzsteuer beträgt 8 %.

Die Zeilen ergeben 850 für Design, 450 für die Einrichtung und 360 für Korrekturen. Die Zwischensumme ist 1,660. Ein Rabatt von 5 % nimmt 83 weg und lässt 1,577 übrig. Die Steuer von 8 % fügt 126.16 hinzu. Die Summe ist 1,703.16.

Fügen Sie ein Gültigkeitsdatum in 30 Tagen hinzu, einen Hinweis, dass der Preis drei Korrekturrunden abdeckt, und eine Zeile wie 50 % Anzahlung zum Start, der Rest bei Lieferung. Das ist ein vollständiges, professionelles Angebot. Genau dieses können Sie im Angebotsersteller mit dem Beispiel-Knopf bauen und dann die Zahlen an Ihren Auftrag anpassen.

Warum das Gültigkeitsdatum wichtig ist

Preise ändern sich. Material wird teurer, Ihre Zeit füllt sich, und ein Angebot, das ewig gilt, kann zur Falle werden. Ein Gültigkeitsdatum schützt Sie. Dreißig Tage sind für Dienstleistungen üblich, kürzer für alles, was von Marktpreisen abhängt.

Es gibt dem Kunden auch einen sanften Anlass, sich zu entscheiden. Sie setzen ihn nicht unter Druck, Sie zeigen nur, dass das Angebot ein Ende hat. Kommt er nach dem Datum zurück, erstellen Sie gern ein neues Angebot.

So wirkt es professionell

Die Aufmachung prägt das Vertrauen. Ein sauberes, einheitliches Angebot sagt dem Kunden, dass Sie auch mit seinem Projekt sorgfältig umgehen. Ein paar einfache Entscheidungen helfen.

• Nutzen Sie eine klare Vorlage mit Ihrem Logo und einer Farbe, die zu Ihrer Marke passt.
• Halten Sie das Layout schlicht, mit viel Platz und einer gut lesbaren Schrift.
• Setzen Sie die Summe dorthin, wo das Auge zuerst landet.
• Halten Sie Beschreibungen kurz und konkret statt lang und vage.
• Prüfen Sie vor dem Versand auf Rechtschreibfehler und falsche Zahlen.

Schicken Sie das Angebot als PDF, damit es auf jedem Gerät gleich aussieht. Ist die Datei groß, verkleinern Sie sie vorher mit dem kostenlosen PDF-Verkleinerer. Fragt ein Kunde nach dem Endpreis mit Steuer, sind unser Prozentrechner und der Umsatzsteuer-Rechner für schnelle Kontrollen praktisch.

Nachfassen, ohne aufdringlich zu sein

Viele Angebote bleiben unbeantwortet, einfach weil der Kunde beschäftigt war. Ein kurzes, freundliches Nachfassen gewinnt oft den Auftrag. Schicken Sie das Angebot zügig, am besten ein bis zwei Tage nach dem Gespräch, solange Sie ihm frisch im Gedächtnis sind.

Hören Sie nichts, fassen Sie nach drei bis fünf Tagen einmal nach. Etwa so: Hallo, ich wollte nur prüfen, ob Sie das Angebot erhalten haben und ob Sie Fragen dazu haben. Kommt dann immer noch keine Antwort, eine letzte Nachricht kurz vor dem Gültigkeitsdatum. Danach lassen Sie es gut sein und gehen mit einem guten Eindruck weiter.

Lautet die Antwort ja, bestätigen Sie schriftlich, holen Sie die Anzahlung ein, falls vereinbart, und machen Sie zum richtigen Zeitpunkt aus dem Angebot eine Rechnung, mit denselben Zeilen und Zahlen.

Fehler, die Sie Aufträge kosten

Ein paar kleine Fehler können einen Kunden oder Geld kosten.

• Ein vager Leistungsumfang, der das Projekt ohne Mehrzahlung wachsen lässt.
• Kein Gültigkeitsdatum, sodass der Preis ewig offen bleibt.
• Angebot und Kostenvoranschlag verwechseln und später über einen Festpreis streiten.
• Steuer, Anzahlungen oder Lieferkosten in der Summe vergessen.
• Langsame Antworten. Das erste gute Angebot gewinnt oft.
• Ein unordentliches Layout oder Tippfehler, die vermuten lassen, dass auch die Arbeit nachlässig wird.

Keiner davon ist schnell behoben. Eine Checkliste und eine gute Vorlage halten Sie konsequent.

Schützen Sie sich mit einem klaren Leistungsumfang

Die meisten Meinungsverschiedenheiten über den Preis sind in Wahrheit Meinungsverschiedenheiten über den Leistungsumfang. Der Kunde ging davon aus, dass etwas enthalten ist, und Sie gingen davon aus, dass nicht. Ein gutes Angebot schließt diese Lücke, bevor die Arbeit beginnt.

Beschreiben Sie die Ergebnisse in einfachen Worten. Statt Webdesign schreiben Sie Design einer Website mit fünf Seiten, einschließlich Startseite, und zwei Änderungsrunden. Nennen Sie, was Sie vom Kunden brauchen, etwa Texte und Bilder bis zu einem bestimmten Datum, denn Verzögerungen auf seiner Seite schieben den Zeitplan oft nach hinten.

Sagen Sie dann, was bei Zusatzwünschen passiert. Eine kurze Zeile wie Zusatzarbeit außerhalb dieses Angebots wird gesondert berechnet genügt. Sie hält das Gespräch freundlich, wenn der Kunde später noch eine Sache will, weil Sie nur eine Regel anwenden, auf die Sie sich beide geeinigt haben.

Bedingungen, die sich lohnen

Sie brauchen kein langes juristisches Dokument, aber ein paar kurze Bedingungen verhindern die meisten Probleme.

• Anzahlung: zum Beispiel 30 % bis 50 % vor Beginn der Arbeit, was Verbindlichkeit von beiden Seiten zeigt.
• Zahlungsplan: wann jeder Teil fällig ist, gekoppelt an klare Meilensteine wie die Lieferung des ersten Entwurfs.
• Lieferzeit: ein realistisches Datum oder ein Zeitraum ab dem Tag, an dem Sie die Anzahlung und etwaiges Material erhalten.
• Stornierung: was mit der Anzahlung passiert, wenn der Kunde nach Beginn der Arbeit storniert.
• Eigentum: wem das fertige Werk gehört und wann das Eigentum übergeht, meist nach vollständiger Zahlung.

Ist der Auftrag groß oder das Risiko hoch, lassen Sie Ihre Standardbedingungen einmal von einem Anwalt prüfen. Danach können Sie sie in jedem Angebot wiederverwenden.

Vom angenommenen Angebot zur Rechnung

Sagt der Kunde ja, behandeln Sie das Angebot als Plan für alles Weitere. Bestätigen Sie die Annahme schriftlich, bitten Sie um die Anzahlung, falls vereinbart, und notieren Sie das Datum.

Später bauen Sie die Rechnung aus dem Angebot. Nehmen Sie dieselben Posten, dieselben Preise und dieselbe Steuerbehandlung, damit sich nichts ändert, dem der Kunde schon zugestimmt hat. Fügen Sie die Angebotsnummer als Referenz hinzu. Hat sich der Umfang unterwegs geändert, schreiben Sie die Zusatzarbeit in eine eigene Zeile, damit der Kunde genau sieht, was hinzukam.

So bekommt der Kunde nie eine Überraschung, und Sie müssen nie über das Versprochene streiten. Unser Ratgeber Rechnung schreiben behandelt den nächsten Schritt im Detail, und mit dem Rechnungsgenerator erstellen Sie sie in Minuten.

Eine letzte Checkliste vor dem Versand

Lesen Sie das Angebot noch einmal, als wären Sie der Kunde. Würden Sie es verstehen und sich sicher fühlen, ja zu sagen? Diese Checkliste hilft Ihnen, ehrlich zu antworten.

1. Ist die Angebotsnummer eindeutig, und stimmt das Datum?
2. Sind Name und Kontaktdaten des Kunden richtig?
3. Sagt jede Zeile, was enthalten ist, mit Menge und Preis?
4. Stimmen Zwischensumme, Rabatt, Steuer und Summe? Prüfen Sie sie mit einem Taschenrechner, denn eine falsche Zahl kann Sie den Auftrag oder Ihre Marge kosten.
5. Ist das Gültigkeitsdatum klar?
6. Sind Anzahlung, Zahlungsplan und Lieferzeit aufgeschrieben?
7. Steht darin, was nicht enthalten ist und wie Zusatzarbeit gehandhabt wird?
8. Gibt es einen klaren Weg, ja zu sagen, etwa auf diese E-Mail antworten oder unten unterschreiben?

Ein Angebot, das diese Prüfung besteht, wirkt ruhig und professionell. Es sagt dem Kunden, was ihn erwartet, und gibt Ihnen einen festen Stand, falls sich später etwas ändert. Diese kleine Vorbereitung unterscheidet oft die Angebote, die gewinnen, von denen, die nie eine Antwort bekommen.

Häufige Fragen

Quellen und weiterführende Links

• GOV.UK – Hinweise für Unternehmen und Selbstständige
• U.S. Small Business Administration – Ihr Unternehmen führen
• Citizens Advice – Angebote und Kostenvoranschläge