Rechnung schreiben: Was hineingehört und wie Sie schneller bezahlt werden

Was eine Rechnung ist und warum sie wichtig ist

Eine Rechnung ist ein Dokument, das Sie an einen Kunden schicken und das sagt: Das habe ich gemacht oder verkauft, das ist der Preis, und so und bis wann zahlen Sie mir. Sie ist eine Zahlungsaufforderung und zugleich ein Beleg. Sie und Ihr Kunde brauchen sie für die Buchhaltung, und das Finanzamt kann sie sehen wollen.

Eine gute Rechnung erledigt drei Aufgaben. Sie macht es dem Kunden leicht, die Zahlung freizugeben, weil alles Nötige auf der Seite steht. Sie schützt Sie bei einem Streit, weil sie zeigt, was vereinbart war. Und sie hält Ihre eigene Buchführung in Ordnung, sodass die Steuerzeit viel weniger lästig wird.

Was jede Rechnung enthalten sollte

Die genauen Regeln unterscheiden sich je nach Land, aber diese Teile stehen auf fast jeder guten Rechnung.

1. Das Wort Rechnung, deutlich oben, damit niemand sie mit einem Angebot oder einer Quittung verwechselt.
2. Ihr Firmenname, Ihre Adresse, E-Mail und Telefonnummer, dazu Ihr Logo, falls vorhanden.
3. Ihre Steuer- oder USt-Nummer, wenn Sie registriert sind. Manche Länder verlangen sie auf jeder Rechnung.
4. Der Name oder Firmenname des Kunden und seine Rechnungsadresse.
5. Eine eindeutige Rechnungsnummer. Nehmen Sie eine einfache fortlaufende Reihe wie 0001, 0002, 0003.
6. Das Ausstellungsdatum und das Fälligkeitsdatum oder die Zahlungsbedingungen.
7. Eine klare Beschreibung jedes Postens oder jeder Leistung, mit Menge, Preis pro Einheit und Zeilensumme.
8. Zwischensumme, eventuell ein Rabatt, die Steuer getrennt ausgewiesen und der fällige Endbetrag.
9. Ihre Zahlungsangaben, etwa Ihr Bankkonto, ein Zahlungslink oder der Name, auf den ein Scheck auszustellen ist.
10. Hinweise, etwa eine Referenz oder Bestellnummer des Kunden.

Diese Liste deckt die rechtlichen und praktischen Bedürfnisse der meisten Kleinunternehmen ab. Arbeiten Sie in einer regulierten Branche oder verkaufen Sie über Grenzen hinweg, prüfen Sie, was Ihr Finanzamt verlangt, denn manche fordern zusätzliche Angaben auf der Rechnung.

Rechnungsnummern: einfach, aber wichtig

Jede Rechnung braucht eine eindeutige Nummer, damit Sie und Ihr Kunde sich ohne Verwechslung darauf beziehen können. Üblich ist eine fortlaufende Reihe. Ihre erste Rechnung ist 0001, die nächste 0002, und so weiter. Manche ergänzen das Jahr, etwa 2026-001, oder einen Kundencode.

Zwei Regeln halten Sie aus dem Ärger. Verwenden Sie nie eine Nummer doppelt, auch wenn Sie eine Rechnung stornieren. Und vermeiden Sie Lücken ohne Grund, denn in manchen Ländern erwartet das Finanzamt eine lückenlose Reihe. Machen Sie einen Fehler, stellen Sie eine Gutschrift und eine neue Rechnung aus, statt die alte zu ändern.

Wenn Sie gerade anfangen, sorgen Sie sich nicht, zu klein zu wirken. Mit 0001 zu beginnen ist völlig normal, manche starten bei 1001, um nicht neu zu wirken. Beides ist in Ordnung, solange Sie konsequent bleiben.

Zahlungsbedingungen, die wirklich funktionieren

Zahlungsbedingungen sagen, wann Sie bezahlt werden wollen. Übliche Wahl sind Zahlung bei Erhalt, innerhalb von 7, 14 oder 30 Tagen. Längere Fristen helfen dem Cashflow des Kunden, schaden aber Ihrem. Bei kleinen Aufträgen und neuen Kunden sind kürzere Fristen vernünftig.

Schreiben Sie das Fälligkeitsdatum als echtes Datum, zum Beispiel 20. Oktober 2026, und nicht nur als 14 Tage. Ein echtes Datum lässt keinen Raum für Streit. Sagen Sie auch, was bei verspäteter Zahlung passiert. Viele Freelancer nehmen eine Zeile auf wie eine Mahngebühr von einem kleinen Prozentsatz pro Monat oder Zinsen, soweit das örtliche Recht sie erlaubt. Sie müssen sie nicht berechnen, aber die Erwähnung fördert pünktliches Zahlen.

Bei größeren Projekten überlegen Sie, eine Anzahlung zu verlangen oder den Preis in Abschnitte zu teilen. Eine Anzahlung von 50 % zum Start und der Rest bei Lieferung schützt Sie davor, viel Arbeit umsonst zu leisten.

Ein Rechenbeispiel

Angenommen, Sie sind Designer. Sie haben 10 Stunden zu 85 pro Stunde gearbeitet, eine Einrichtungsgebühr von 450 berechnet und drei Korrekturrunden zu je 120 gemacht. Sie haben einem Stammkunden 5 % Rabatt zugesagt und berechnen 8 % Umsatzsteuer.

Die Rechnung zeigt drei Zeilen: Designarbeit, 10 × 85 = 850; Projekteinrichtung, 1 × 450 = 450; Korrekturrunden, 3 × 120 = 360. Die Zwischensumme ist 1,660.

Dann der Rabatt: 5 % von 1,660 sind 83, der Betrag nach Rabatt ist also 1,577. Die Steuer von 8 % darauf beträgt 126.16. Der fällige Gesamtbetrag ist 1,703.16.

Beachten Sie, dass die Steuer in einer eigenen Zeile steht und der Rabatt ebenfalls angezeigt wird, sodass der Kunde jeden Schritt nachvollziehen kann. Genau dieses Beispiel können Sie im Rechnungsgenerator mit dem Knopf zum Füllen mit Beispieldaten ausprobieren und dann jede Zahl ändern, um zu sehen, wie sich die Summe anpasst.

Steuer auf Rechnungen: Umsatzsteuer, VAT und GST

Sind Sie für Umsatzsteuer, VAT oder GST registriert, müssen Sie sie normalerweise auf der Rechnung ausweisen und ans Finanzamt abführen. Sind Sie nicht registriert, berechnen Sie sie im Allgemeinen nicht. Regeln, Sätze und Registrierungsgrenzen unterscheiden sich je nach Land und ändern sich mit der Zeit, prüfen Sie also, was für Sie gilt.

Ein paar gute Gewohnheiten helfen überall. Zeigen Sie Steuersatz und Betrag in einer eigenen Zeile. Setzen Sie Ihre Steuernummer auf die Rechnung, wenn Sie eine haben. Und berechnen Sie auf verschiedene Posten verschiedene Sätze, machen Sie klar, welcher Posten welchen Satz trägt.

Wenn Sie Waren oder Leistungen verkaufen, bei denen der Satz ein Prozentsatz des Preises ist, hilft Ihnen unser Umsatzsteuer-Rechner, Steuer und Summe schnell auszurechnen.

Sieben Gewohnheiten, die schneller Geld bringen

Eine gut geschriebene Rechnung ist die halbe Arbeit. Der Rest ist, wie Sie sie verschicken und nachhaken.

• Schicken Sie sie am Tag, an dem die Arbeit fertig ist, solange der Wert dem Kunden noch frisch im Kopf ist.
• Schicken Sie sie an die Person, die Zahlungen freigibt, nicht nur an Ihren Ansprechpartner im Alltag.
• Bieten Sie einen einfachen Zahlungsweg, etwa eine Überweisung mit den Daten auf der Rechnung oder einen Zahlungslink.
• Setzen Sie ein echtes Fälligkeitsdatum darauf.
• Nutzen Sie eine klare Betreffzeile, zum Beispiel Rechnung 0007 von Blue Door Studio, fällig am 20. Oktober.
• Schicken Sie am Tag der Überfälligkeit eine höfliche Erinnerung und eine Woche später eine deutlichere.
• Halten Sie Ihre Rechnungen ordentlich und einheitlich, denn Kunden vertrauen professionell aussehenden Dokumenten und bezahlen sie schneller.

Zahlt ein Kunde langsam, bleiben Sie ruhig und freundlich im Ton. Die meisten verspäteten Zahlungen sind Vergesslichkeit, kein böser Wille.

Rechnung verschicken und speichern

Das häufigste Format ist ein PDF, weil es auf jedem Gerät gleich aussieht und nicht versehentlich bearbeitet werden kann. Erstellen Sie die Rechnung, wählen Sie Drucken und speichern Sie sie als PDF. Hängen Sie sie dann an eine E-Mail oder teilen Sie einen Link.

Ist das PDF groß, etwa wegen eines Logos oder gescannter Anhänge, können Sie es vor dem Versand mit einem PDF-Verkleinerer schrumpfen, damit es nicht von einem Postfach mit Größenlimit abgewiesen wird.

Bewahren Sie immer eine Kopie auf. Finanzämter verlangen meist, dass Sie Rechnungen eine bestimmte Zahl von Jahren aufbewahren, oft sechs oder sieben, je nach Land unterschiedlich. Ein einfacher Ordner mit einem PDF pro Rechnung, benannt mit Nummer und Kunde, reicht den meisten Kleinunternehmen.

Häufige Rechnungsfehler

Diese kleinen Ausrutscher verursachen die meisten Verzögerungen.

• Keine Rechnungsnummer oder eine doppelte Nummer.
• Eine vage Beschreibung wie Dienstleistungen, statt zu sagen, was getan wurde.
• Die Zahlungsangaben vergessen, sodass der Kunde nachfragen muss.
• Das Fälligkeitsdatum fehlt oder die Bedingungen sind unklar.
• Steuer auf den falschen Betrag berechnen oder weglassen, obwohl sie anfällt.
• An die falsche Person oder an eine alte E-Mail-Adresse schicken.
• Eine bereits verschickte Rechnung ändern, statt eine korrigierte auszustellen.

Das zu beheben dauert eine Minute, und es zu vermeiden spart Tage an Hin und Her.

Sollten Sie zuerst ein Angebot schicken?

Bei allem, was größer ist als ein kleiner Auftrag, ja. Ein Angebot nennt dem Kunden den Preis vor dem Start, sodass es am Ende keine Überraschungen gibt. Sobald er annimmt, folgt die Rechnung einfach dem Angebot. Wie man eines schreibt, steht in unserem Ratgeber Angebot schreiben, und mit dem kostenlosen Angebotsersteller können Sie eines bauen.

Was tun, wenn eine Rechnung zu spät bezahlt wird

Selbst mit einer perfekten Rechnung zahlen manche Kunden zu spät. Wie Sie reagieren, zählt sowohl für das Geld als auch für die Beziehung.

Beginnen Sie am Tag nach dem Fälligkeitsdatum mit einer freundlichen Erinnerung. Gehen Sie von einem Versehen aus. Hängen Sie die Rechnung noch einmal an und nennen Sie Betrag, Rechnungsnummer und Ihre Zahlungsangaben. Erstaunlich viele Rechnungen werden binnen Stunden nach einer kurzen Erinnerung bezahlt.

Kommt nach einer Woche keine Antwort, schicken Sie eine deutlichere Nachricht und bieten Sie Hilfe an. Fragen Sie, ob es ein Problem mit der Rechnung gibt, denn eine fehlende Bestellnummer oder eine falsche Adresse ist ein häufiger Grund für eine hängende Zahlung. Probieren Sie auch einen Anruf, denn eine Person ist schwerer zu ignorieren als eine E-Mail.

Zieht es sich hin, verweisen Sie auf Ihre schriftlichen Bedingungen, einschließlich einer genannten Mahngebühr oder Zinsen. Viele Länder haben Regeln zum Zahlungsverzug zwischen Unternehmen, schauen Sie also nach, was bei Ihnen gilt. Als letzten Schritt können Sie weitere Arbeit einstellen, bis das Konto ausgeglichen ist, oder sich zu förmlichem Inkasso beraten lassen. Ein klarer Schriftverkehr erleichtert jeden dieser Schritte.

Wiederkehrende Arbeit, Anzahlungen und Gutschriften

Manche Aufträge wiederholen sich jeden Monat. Bei einer Pauschale oder einem Abo behalten Sie dasselbe Layout und ändern nur Nummer, Datum und Zeitraum. Nennen Sie den Zeitraum, zum Beispiel Arbeit im Oktober, damit kein Zweifel bleibt, was die Rechnung abdeckt.

Anzahlungen und Abschlagszahlungen eignen sich gut für größere Projekte. Sie können zuerst eine Rechnung für die Anzahlung schicken, dann eine für den Rest bei Lieferung, und die bereits gezahlte Anzahlung ausweisen, damit der Kunde einen klaren Restbetrag sieht.

Haben Sie nach dem Versand etwas falsch gemacht, ändern Sie nicht dieselbe Rechnung und schicken sie erneut. Stellen Sie eine Gutschrift aus, die das Original aufhebt, und schicken Sie dann eine neue Rechnung mit neuer Nummer. Das sieht für den Kunden ordentlich aus und hält Ihre Unterlagen ehrlich.

Häufige Fragen

Quellen und weiterführende Links

• GOV.UK – Was auf einer Rechnung stehen muss
• IRS – Steuerzentrum für Kleinunternehmen und Selbstständige
• Regierung von Kanada – Rechnungen für Unternehmen