Como fazer uma fatura: o que incluir e como receber mais rápido

O que é uma fatura e por que ela importa

Uma fatura é um documento que você manda a um cliente dizendo: aqui está o que eu fiz ou vendi, aqui está o preço, e aqui está como e quando me pagar. É um pedido de pagamento e também um registro. Você e o seu cliente a usam na contabilidade, e as autoridades fiscais podem pedir para vê-la.

Uma boa fatura faz três trabalhos. Facilita para o cliente aprovar o pagamento, porque tudo o que ele precisa está na página. Protege você se houver uma disputa, porque mostra o que foi combinado. E mantém os seus livros em ordem, então a época de imposto fica bem menos penosa.

O que toda fatura deve incluir

As regras exatas variam de país para país, mas estas partes aparecem em quase toda boa fatura.

1. A palavra fatura, bem visível no topo, para ninguém confundir com um orçamento ou um recibo.
2. O nome da sua empresa, endereço, e-mail e telefone, além do seu logotipo, se tiver.
3. O seu número fiscal ou de IVA, se você for registrado. Alguns países exigem isso em toda fatura.
4. O nome do cliente ou da empresa dele e o endereço de cobrança.
5. Um número de fatura único. Use uma sequência simples, como 0001, 0002, 0003.
6. A data de emissão e a data de vencimento ou as condições de pagamento.
7. Uma descrição clara de cada item ou serviço, com a quantidade, o preço unitário e o total da linha.
8. Subtotal, eventual desconto, imposto mostrado à parte e o total final devido.
9. Os seus dados de pagamento, como conta bancária, um link de pagamento ou o nome em que um cheque deve ser emitido.
10. Eventuais observações, como uma referência ou o número de uma ordem de compra do cliente.

Essa lista cobre as necessidades legais e práticas da maioria das pequenas empresas. Se você trabalha numa área regulada ou vende para outros países, confira o que a sua autoridade fiscal exige, pois algumas pedem dados extras na fatura.

Número da fatura: simples, mas importante

Toda fatura precisa de um número único, para você e o cliente se referirem a ela sem confusão. O jeito usual é uma sequência corrida. A primeira fatura é 0001, a seguinte é 0002, e assim por diante. Algumas pessoas acrescentam o ano, como 2026-001, ou um código do cliente.

Duas regras evitam dor de cabeça. Nunca reutilize um número, mesmo que cancele uma fatura. E evite buracos sem motivo, já que as autoridades fiscais de alguns países esperam uma sequência contínua. Se errar, emita uma nota de crédito e uma nova fatura em vez de editar a antiga.

Se você está começando, não se preocupe em parecer pequeno demais. Começar em 0001 é perfeitamente normal, e algumas pessoas começam em 1001 para não parecerem novatas. Qualquer um serve, desde que você seja consistente.

Prazos de pagamento que realmente funcionam

As condições de pagamento dizem quando você espera ser pago. Escolhas comuns são pagamento no recebimento, em até 7 dias, em até 14 dias ou em até 30 dias. Prazos longos ajudam o fluxo de caixa do cliente, mas prejudicam o seu. Para trabalhos pequenos e clientes novos, prazos mais curtos são razoáveis.

Escreva o vencimento como uma data de verdade, por exemplo 20 de outubro de 2026, e não só como 14 dias. Uma data real não deixa margem para discussão. Diga também o que acontece se o pagamento atrasar. Muitos autônomos incluem uma linha como multa por atraso de uma pequena porcentagem ao mês, ou juros conforme a lei local. Você não é obrigado a cobrar, mas mencionar incentiva o pagamento em dia.

Em projetos maiores, pense em pedir um sinal ou dividir o preço em etapas. Um sinal de 50% para começar e o restante na entrega protege você de trabalhar muito por nada.

Um exemplo passo a passo

Suponha que você é designer. Trabalhou 10 horas a 85 por hora, cobrou uma taxa de abertura de 450 e fez três rodadas de revisão a 120 cada uma. Você combinou 5% de desconto para um cliente recorrente e cobra 8% de imposto sobre vendas.

A fatura teria três linhas: trabalho de design, 10 × 85 = 850; taxa de abertura do projeto, 1 × 450 = 450; rodadas de revisão, 3 × 120 = 360. O subtotal é 1,660.

Depois o desconto: 5% de 1,660 é 83, então o valor com desconto é 1,577. O imposto de 8% sobre isso é 126.16. O total devido é 1,703.16.

Repare que o imposto aparece numa linha própria, e o desconto também, para o cliente acompanhar cada passo. Você pode testar exatamente este exemplo no gerador de faturas apertando o botão de preencher com exemplo, e depois mudar qualquer número para ver o total se atualizar.

Imposto nas faturas: imposto sobre vendas, IVA e GST

Se você é registrado para imposto sobre vendas, IVA ou GST, normalmente precisa mostrá-lo na fatura e repassá-lo à autoridade fiscal. Se não é registrado, em geral não o cobra. As regras, as alíquotas e os limites de registro variam de país para país e mudam com o tempo, então confira o que vale para você.

Alguns bons hábitos servem em qualquer lugar. Mostre a alíquota e o valor do imposto numa linha separada. Ponha o seu número de registro fiscal na fatura, se tiver. E se cobra alíquotas diferentes em itens diferentes, deixe claro qual item leva qual alíquota.

Se você vende bens ou serviços em que a alíquota é uma porcentagem do preço, a nossa calculadora de imposto sobre vendas ajuda a calcular o imposto e o total rapidamente.

Sete hábitos que fazem você receber mais rápido

Uma fatura bem escrita é metade do trabalho. O resto é como você a envia e como cobra.

• Envie no dia em que o trabalho terminar, enquanto o valor ainda está fresco na cabeça do cliente.
• Envie para quem aprova os pagamentos, e não só para o seu contato do dia a dia.
• Ofereça um jeito fácil de pagar, como transferência bancária com os dados na fatura, ou um link de pagamento.
• Ponha uma data de vencimento real.
• Use um assunto claro, por exemplo Fatura 0007 do Blue Door Studio, vencimento em 20 de outubro.
• Mande um lembrete educado no dia em que ela vencer e outro mais firme uma semana depois.
• Mantenha as suas faturas organizadas e consistentes, porque os clientes confiam e pagam mais rápido documentos de aparência profissional.

Se um cliente demora a pagar, mantenha a calma e o tom amigável. Na maioria dos casos, o atraso é esquecimento, não má-fé.

Como enviar e guardar a sua fatura

O formato mais comum é o PDF, porque fica igual em qualquer aparelho e não pode ser editado por acidente. Crie a fatura, escolha imprimir e salve como PDF. Depois anexe a um e-mail ou compartilhe um link.

Se o PDF for grande, por causa de um logotipo ou de anexos escaneados, você pode reduzi-lo com um compressor de PDF antes de enviar, para ele não ser rejeitado por uma caixa de e-mail com limite de tamanho.

Guarde sempre uma cópia. As autoridades fiscais costumam exigir que você guarde as faturas por alguns anos, muitas vezes seis ou sete, embora varie conforme o país. Uma pasta simples, com um PDF por fatura, nomeado com o número e o cliente, basta para a maioria das pequenas empresas.

Erros comuns em faturas

Estes pequenos deslizes causam a maioria dos atrasos.

• Nenhum número de fatura, ou um número repetido.
• Uma descrição vaga, como serviços, em vez de dizer o que foi feito.
• Esquecer os dados de pagamento, e o cliente ter de perguntar.
• Faltar a data de vencimento ou usar condições pouco claras.
• Aplicar o imposto sobre o valor errado, ou deixá-lo de fora quando se aplica.
• Enviar para a pessoa errada ou para um e-mail antigo.
• Editar uma fatura que você já enviou, em vez de emitir uma corrigida.

Corrigir isso leva um minuto, e evitar poupa dias de idas e vindas.

Você deve mandar um orçamento antes?

Para qualquer coisa maior que um trabalho pequeno, sim. Um orçamento diz ao cliente o preço antes de você começar, então não há surpresas no fim. Quando ele aceita, a fatura simplesmente segue o orçamento. Explicamos como escrever um no nosso guia sobre como escrever um orçamento, e você pode montar um com o criador de orçamentos grátis.

O que fazer quando uma fatura é paga com atraso

Mesmo com uma fatura perfeita, alguns clientes pagam atrasado. A sua reação importa, tanto para receber o dinheiro quanto para manter a relação.

Comece com um lembrete amigável no dia seguinte ao vencimento. Suponha que foi um descuido. Anexe a fatura de novo e informe o valor, o número da fatura e os seus dados de pagamento. Um número surpreendente de faturas é pago em poucas horas depois de um lembrete curto.

Se passar uma semana sem resposta, mande uma mensagem mais firme e ofereça ajuda. Pergunte se há algum problema com a fatura, já que a falta do número de uma ordem de compra ou um endereço errado são motivos comuns de pagamento parado. Tente também uma ligação, porque uma pessoa é mais difícil de ignorar do que um e-mail.

Se a coisa se arrastar, remeta às suas condições por escrito, incluindo qualquer multa ou juros que você tenha indicado. Muitos países têm regras sobre atraso de pagamento entre empresas, então veja o que vale onde você está. Como último passo, você pode parar de trabalhar até a conta ser quitada ou buscar orientação sobre a cobrança formal. Manter um registro claro por escrito facilita cada um desses passos.

Trabalho recorrente, sinais e notas de crédito

Alguns trabalhos se repetem todo mês. Para um contrato mensal ou uma assinatura, mantenha o mesmo layout e mude só o número, a data e o período coberto. Diga qual é o período, por exemplo trabalho feito em outubro, para não haver dúvida sobre o que a fatura cobre.

Sinais e pagamentos por etapas funcionam bem em projetos maiores. Você pode enviar primeiro uma fatura do sinal e depois uma fatura do saldo na entrega, mostrando o sinal já pago para o cliente ver com clareza o valor restante.

Se errar algo depois de enviar, não edite nem reenvie a mesma fatura. Emita uma nota de crédito que cancele a original e depois envie uma nova fatura com outro número. Fica organizado para o cliente e mantém os seus registros honestos.

Perguntas frequentes

Fontes e leituras adicionais

• GOV.UK – O que você deve mostrar numa fatura
• IRS – Centro de impostos para pequenas empresas e autônomos
• Governo do Canadá – Faturas para empresas