Como escrever um orçamento que fecha o trabalho

O que é um orçamento

Um orçamento é uma oferta por escrito para fazer um trabalho definido por um preço informado. Você o envia antes de o trabalho começar. Se o cliente aceita, os dois sabem o que será entregue e quanto custa.

Isso o torna diferente de um preço citado de passagem numa conversa. Um orçamento é específico. Lista o que está incluído, o preço total e por quanto tempo a oferta vale. Por estar por escrito, protege os dois lados. O cliente sabe o que vai pagar, e você tem um registro claro do que prometeu.

Orçamento, estimativa ou fatura: qual é a diferença?

Essas três palavras costumam ser misturadas, então aqui vai um jeito simples de separá-las.

• Um orçamento é uma oferta de preço fixo. Se o cliente aceita e o trabalho não muda, você cobra esse preço.
• Uma estimativa é o melhor palpite do custo provável. Pode mudar se o trabalho for maior ou menor e, em geral, não obriga ninguém.
• Uma fatura é um pedido de pagamento, enviado depois do trabalho ou da entrega. Veja o nosso guia sobre como fazer uma fatura para saber o que incluir.

No dia a dia, as pessoas chamam tudo isso de orçamento, então diga com clareza qual deles você quer dizer. Se o seu preço pode mudar, chame de estimativa e diga o que poderia alterá-lo. Se é fixo, chame de orçamento e diga por quanto tempo vale.

O que incluir num orçamento

Um bom orçamento responde a toda pergunta que o cliente teria de fazer. Inclua estas partes.

1. A palavra orçamento, bem visível no topo, e um número de orçamento para você encontrá-lo depois.
2. O nome da sua empresa, endereço, e-mail, telefone e logotipo, e o seu número fiscal, se tiver.
3. O nome do cliente ou da empresa e a pessoa de contato.
4. A data de emissão e uma data de validade.
5. Uma descrição clara do trabalho ou dos produtos, dividida em linhas, cada uma com quantidade, preço unitário e total da linha.
6. Subtotal, desconto se houver, imposto mostrado à parte e o total final.
7. As suas condições: sinal, cronograma de pagamento, prazo de entrega e o que conta como trabalho extra.
8. O que não está incluído, para não haver confusão sobre o escopo.
9. Como aceitar: responder por e-mail, assinar e devolver ou pagar o sinal.

O escopo é onde começa a maioria das disputas. Detalhe o que o preço cobre, como três rodadas de revisão ou uma visita ao local, e diga que o trabalho extra será orçado à parte.

Como precificar um orçamento com justiça

Precificar é a parte que as pessoas temem. Um método simples ajuda. Comece pelo seu tempo. Estime as horas de cada parte do trabalho e multiplique pelo valor da sua hora. Some os custos diretos, como materiais, software ou viagem. Depois, acrescente uma margem para o imprevisto, já que a maioria dos trabalhos leva um pouco mais do que o planejado.

Não precifique só contra o concorrente mais barato. Os clientes pagam também por confiança e clareza, e não só pelo menor número. Ao mesmo tempo, seja honesto. Um preço baixo demais para entregar bem prejudica você e o cliente.

Oferecer duas ou três opções pode ajudar. Um pacote básico, um padrão e um premium dão ao cliente uma escolha, e muita gente escolhe o do meio. Isso também muda a conversa de contratar ou não você para qual opção combina melhor com ele.

Um exemplo passo a passo

Imagine que você é designer e está orçando um pequeno projeto de marca. Você estima 10 horas de design a 85 por hora, uma taxa de abertura do projeto de 450 e três rodadas de revisão a 120 cada uma. O cliente é recorrente, então você oferece 5% de desconto, e o seu imposto local sobre vendas é de 8%.

As linhas somam 850 de design, 450 de abertura e 360 de revisões. O subtotal é 1,660. Um desconto de 5% tira 83, restando 1,577. O imposto de 8% acrescenta 126.16. O total é 1,703.16.

Acrescente uma data de validade daqui a 30 dias, uma nota de que o preço cobre três rodadas de revisão e uma linha como sinal de 50% para começar, o resto na entrega. Pronto, um orçamento completo e profissional. Você pode montar exatamente este no criador de orçamentos com o botão de exemplo e depois mudar os números para o seu trabalho.

Por que a data de validade importa

Os preços mudam. Os materiais encarecem, a sua agenda enche, e um orçamento aberto para sempre pode virar uma armadilha. Uma data de validade protege você. Trinta dias é comum para serviços, e menos para qualquer coisa afetada por preços de mercado.

Ela também dá ao cliente um motivo suave para decidir. Você não está pressionando, só mostrando que a oferta tem fim. Se ele voltar depois da data, você pode orçar de novo numa boa.

Deixe com cara profissional

A apresentação molda a confiança. Um orçamento limpo e consistente diz ao cliente que você vai cuidar também do projeto dele. Algumas escolhas simples ajudam.

• Use um modelo claro, com o seu logotipo e uma cor que combine com a sua marca.
• Mantenha o layout simples, com bastante espaço e uma fonte legível.
• Ponha o total onde o olho pousa primeiro.
• Mantenha as descrições curtas e específicas, em vez de longas e vagas.
• Confira erros de digitação e valores errados antes de enviar.

Envie o orçamento em PDF para ele ficar igual em qualquer aparelho. Se o arquivo for grande, reduza-o antes com o compressor de PDF grátis. Se um cliente pedir o preço final com imposto, a nossa calculadora de porcentagem e a calculadora de imposto sobre vendas ajudam em conferências rápidas.

Acompanhe sem ser inconveniente

Muitos orçamentos ficam sem resposta, simplesmente porque o cliente ficou ocupado. Um acompanhamento curto e amigável muitas vezes fecha o trabalho. Envie o orçamento logo, de preferência em um ou dois dias depois da conversa, enquanto você está fresco na cabeça dele.

Se não houver retorno, acompanhe uma vez, depois de três a cinco dias. Algo assim: Oi, só queria confirmar se você recebeu o orçamento e ver se tem alguma dúvida. Depois, se ainda não houver resposta, uma última mensagem perto da data de validade. Depois disso, deixe de lado e siga em frente, deixando uma boa impressão.

Quando a resposta for sim, confirme por escrito, receba o sinal se combinou um e, na hora certa, transforme o orçamento numa fatura, com as mesmas linhas e os mesmos números.

Erros que custam trabalhos

Alguns erros pequenos podem fazer você perder um cliente ou dinheiro.

• Um escopo vago que deixa o projeto crescer sem pagamento extra.
• Nenhuma data de validade, deixando o preço aberto para sempre.
• Misturar orçamento e estimativa e depois discutir sobre um preço fixo.
• Esquecer imposto, sinal ou custos de entrega no total.
• Respostas lentas. O primeiro bom orçamento muitas vezes leva o trabalho.
• Um layout bagunçado ou erros de digitação que sugerem que o trabalho também será descuidado.

Nenhum deles leva muito tempo para corrigir. Uma lista de conferência e um bom modelo mantêm você consistente.

Proteja-se com um escopo claro

A maioria das discordâncias sobre preço é, na verdade, discordância sobre escopo. O cliente achou que algo estava incluído, e você achou que não. Um bom orçamento fecha essa lacuna antes de o trabalho começar.

Descreva as entregas em palavras simples. Em vez de design de site, escreva design de um site de cinco páginas, incluindo a página inicial, e duas rodadas de alterações. Diga o que você vai precisar do cliente, como textos e imagens até certa data, já que atrasos do lado dele costumam empurrar o prazo.

Depois, diga o que acontece com pedidos extras. Uma linha curta como trabalho adicional fora deste orçamento será precificado à parte basta. Ela mantém a conversa amigável quando o cliente pedir mais uma coisa, porque você só aplica uma regra que os dois combinaram.

Termos e condições que valem a pena

Você não precisa de um documento jurídico longo, mas alguns termos curtos evitam a maioria dos problemas.

• Sinal: por exemplo de 30% a 50% antes de o trabalho começar, o que mostra compromisso dos dois lados.
• Cronograma de pagamento: quando cada parte vence, ligada a marcos claros, como a entrega do primeiro rascunho.
• Prazo de entrega: uma data realista ou um intervalo de tempo a partir do dia em que você recebe o sinal e os materiais.
• Cancelamento: o que acontece com o sinal se o cliente cancelar depois de o trabalho começar.
• Propriedade: de quem é o trabalho pronto e quando a propriedade passa, em geral quando o pagamento termina.

Se o trabalho é grande ou o risco é alto, peça a um advogado que confira uma vez os seus termos padrão. Depois você pode reutilizá-los em todo orçamento.

Do orçamento aceito à fatura

Quando o cliente diz sim, trate o orçamento como o plano de tudo o que vem depois. Confirme a aceitação por escrito, peça o sinal se combinou um e anote a data.

Mais tarde, monte a fatura a partir do orçamento. Use os mesmos itens, os mesmos preços e o mesmo tratamento de imposto, para nada que o cliente já aceitou mudar. Acrescente o número do orçamento como referência. Se o escopo mudou pelo caminho, ponha o trabalho extra numa linha própria para o cliente ver exatamente o que foi acrescentado.

Seguindo esse caminho, o cliente nunca leva um susto, e você nunca precisa discutir sobre o que foi prometido. O nosso guia sobre como fazer uma fatura trata do próximo passo em detalhe, e o gerador de faturas deixa você criá-la em minutos.

Uma lista final antes de enviar

Leia o orçamento mais uma vez como se fosse o cliente. Você entenderia e se sentiria seguro para dizer sim? Esta lista ajuda a responder com honestidade.

1. O número do orçamento é único e a data está certa?
2. O nome e os dados de contato do cliente estão certos?
3. Cada linha diz o que está incluído, com a quantidade e o preço?
4. O subtotal, o desconto, o imposto e o total fecham? Confira com uma calculadora, porque um valor errado pode custar o trabalho ou a sua margem.
5. A data de validade está clara?
6. O sinal, o cronograma de pagamento e o prazo de entrega estão escritos?
7. Ele diz o que não está incluído e como o trabalho extra é tratado?
8. Há um jeito claro de dizer sim, como responder a este e-mail ou assinar abaixo?

Um orçamento que passa por essa conferência transmite calma e profissionalismo. Diz ao cliente o que esperar e dá a você uma base firme caso as coisas mudem depois. Essa pequena preparação costuma ser o que separa os orçamentos que fecham dos que nunca recebem resposta.

Perguntas frequentes

Fontes e leituras adicionais

• GOV.UK – Orientações para empresas e autônomos
• U.S. Small Business Administration – Gerencie o seu negócio
• Citizens Advice – Orçamentos e estimativas