Cara Membuat Surat Penawaran Harga yang Memenangkan Proyek

Apa itu surat penawaran harga

Surat penawaran harga, atau quotation, adalah tawaran tertulis untuk mengerjakan pekerjaan tertentu dengan harga yang disebutkan. Anda mengirimnya sebelum pekerjaan dimulai. Kalau klien setuju, kedua pihak sama-sama tahu apa yang akan diserahkan dan berapa biayanya.

Ini berbeda dengan menyebut harga sambil lalu lewat chat. Penawaran itu spesifik. Isinya apa saja yang termasuk, total harga, dan berapa lama tawaran berlaku. Karena tertulis, penawaran melindungi kedua belah pihak. Klien tahu berapa yang akan dibayar, dan Anda punya catatan jelas tentang apa yang dijanjikan.

Penawaran, estimasi, atau invoice: apa bedanya?

Tiga istilah ini sering tertukar, jadi ini cara sederhana membedakannya.

• Surat penawaran harga adalah tawaran dengan harga tetap. Kalau klien setuju dan pekerjaannya tidak berubah, Anda menagih harga itu.
• Estimasi adalah perkiraan terbaik soal biaya. Bisa berubah kalau pekerjaan ternyata lebih besar atau lebih kecil, dan biasanya tidak mengikat.
• Invoice adalah permintaan pembayaran yang dikirim setelah pekerjaan atau pengiriman selesai. Lihat panduan kami tentang cara membuat invoice untuk tahu apa yang perlu dicantumkan.

Dalam percakapan sehari-hari, orang menyebut semuanya "penawaran", jadi katakan dengan jelas yang mana yang Anda maksud. Kalau harga bisa bergeser, sebut sebagai estimasi dan jelaskan apa yang bisa mengubahnya. Kalau harga tetap, sebut sebagai penawaran dan katakan berlaku sampai kapan.

Apa yang perlu ada di surat penawaran

Penawaran yang kuat menjawab semua pertanyaan yang mungkin akan ditanyakan klien. Sertakan bagian-bagian ini.

1. Tulisan penawaran harga, jelas di bagian atas, plus nomor penawaran supaya mudah dicari nanti.
2. Nama usaha, alamat, email, nomor telepon, dan logo Anda, serta NPWP atau nomor pajak kalau ada.
3. Nama klien atau perusahaannya dan orang yang menjadi kontak.
4. Tanggal penerbitan dan tanggal batas berlaku.
5. Uraian jelas tentang pekerjaan atau barang, dipecah per baris, masing-masing dengan jumlah, harga satuan, dan total per baris.
6. Subtotal, diskon kalau ada, pajak yang ditulis terpisah, dan total akhir.
7. Syarat Anda: uang muka, jadwal pembayaran, waktu pengerjaan, dan apa yang dianggap pekerjaan tambahan.
8. Apa yang tidak termasuk, supaya tidak ada salah paham soal lingkup pekerjaan.
9. Cara menyetujui: balas email, tanda tangani lalu kirim kembali, atau bayar uang muka.

Lingkup pekerjaan adalah tempat sebagian besar perselisihan bermula. Jabarkan apa yang dicakup harga, misalnya tiga kali revisi atau satu kali survei lokasi, dan katakan bahwa pekerjaan tambahan akan ditawarkan terpisah.

Cara menetapkan harga penawaran dengan wajar

Menentukan harga adalah bagian yang paling ditakuti. Metode sederhana bisa membantu. Mulai dari waktu Anda. Perkirakan jam kerja untuk tiap bagian pekerjaan lalu kalikan dengan tarif per jam Anda. Tambahkan biaya langsung, seperti bahan, perangkat lunak, atau transportasi. Lalu tambahkan cadangan untuk hal tak terduga, karena kebanyakan pekerjaan memakan waktu sedikit lebih lama dari rencana.

Jangan menentukan harga hanya dengan membandingkan pesaing yang paling murah. Klien membayar juga untuk keandalan dan kejelasan, bukan hanya angka terendah. Di sisi lain, tetap jujur. Harga yang terlalu rendah untuk bisa mengerjakan dengan baik akan merugikan Anda dan klien.

Menawarkan dua atau tiga pilihan bisa membantu. Paket basic, standar, dan premium memberi klien pilihan, dan banyak orang memilih yang tengah. Cara ini juga mengubah percakapan dari mau memakai Anda atau tidak menjadi pilihan mana yang cocok.

Contoh hitungan

Bayangkan Anda desainer yang membuat penawaran untuk proyek merek kecil. Anda memperkirakan 10 jam desain dengan tarif 85 per jam, biaya persiapan proyek 450, dan tiga putaran revisi masing-masing 120. Kliennya pelanggan lama, jadi Anda beri diskon 5%, dan pajak penjualan setempat 8%.

Barisnya jadi 850 untuk desain, 450 untuk persiapan, dan 360 untuk revisi. Subtotalnya 1.660. Diskon 5% mengurangi 83, tersisa 1.577. Pajak 8% menambah 126,16. Totalnya 1.703,16.

Tambahkan tanggal batas berlaku 30 hari ke depan, catatan bahwa harga mencakup tiga putaran revisi, dan satu baris seperti uang muka 50% di awal, sisanya saat penyerahan. Itu sudah penawaran yang lengkap dan profesional. Anda bisa membuat persis yang ini di pembuat penawaran harga dengan tombol contoh, lalu ubah angkanya sesuai pekerjaan Anda.

Kenapa batas waktu berlaku itu penting

Harga berubah. Bahan makin mahal, waktu Anda makin penuh, dan penawaran yang terbuka selamanya bisa jadi jebakan. Tanggal batas berlaku melindungi Anda. Tiga puluh hari lazim untuk jasa, dan lebih pendek untuk apa pun yang terpengaruh harga pasar.

Ini juga memberi klien alasan halus untuk segera memutuskan. Anda tidak menekan mereka, hanya menunjukkan bahwa tawaran ada batasnya. Kalau mereka kembali setelah tanggal itu, Anda dengan senang hati bisa membuat penawaran ulang.

Buat tampilannya profesional

Tampilan membentuk kepercayaan. Penawaran yang bersih dan konsisten memberi tahu klien bahwa Anda akan teliti juga dalam proyek mereka. Beberapa pilihan sederhana membantu.

• Pakai satu template yang jelas dengan logo Anda dan warna yang sesuai merek.
• Buat tata letak sederhana, dengan banyak ruang kosong dan huruf yang mudah dibaca.
• Taruh total di tempat yang pertama dilihat mata.
• Buat uraian singkat dan spesifik, bukan panjang dan kabur.
• Periksa salah ketik dan angka yang keliru sebelum mengirim.

Kirim penawaran sebagai PDF supaya tampilannya sama di semua perangkat. Kalau file-nya besar, kecilkan dulu dengan pengecil PDF gratis. Kalau klien minta harga akhir termasuk pajak, kalkulator persentase dan kalkulator pajak penjualan kami berguna untuk cek cepat.

Menindaklanjuti tanpa terkesan memaksa

Banyak penawaran tidak dibalas, sekadar karena klien sedang sibuk. Tindak lanjut yang singkat dan ramah sering kali memenangkan proyek. Kirim penawaran dengan cepat, sebaiknya satu atau dua hari setelah pembicaraan, selagi Anda masih segar di ingatan mereka.

Kalau tidak ada kabar, tindak lanjuti sekali setelah tiga sampai lima hari. Misalnya: "Halo, saya hanya ingin memastikan penawarannya sudah diterima dan menanyakan apakah ada yang ingin ditanyakan." Kalau masih tidak ada balasan, kirim satu catatan terakhir mendekati tanggal batas berlaku. Setelah itu biarkan, dan lanjutkan dengan kesan yang baik.

Kalau jawabannya ya, konfirmasi secara tertulis, terima uang muka kalau sudah disepakati, lalu ubah penawaran menjadi invoice pada waktunya, dengan baris dan angka yang sama.

Kesalahan yang membuat Anda kehilangan proyek

Beberapa kekeliruan kecil bisa membuat Anda kehilangan klien atau uang.

• Lingkup yang kabur sehingga proyek membengkak tanpa bayaran tambahan.
• Tidak ada batas waktu berlaku, sehingga harga terbuka selamanya.
• Mencampur penawaran dan estimasi, lalu berdebat soal harga tetap di kemudian hari.
• Lupa memasukkan pajak, uang muka, atau ongkos kirim ke dalam total.
• Balasan yang lambat. Penawaran bagus yang pertama sering menang.
• Tata letak berantakan atau salah ketik yang memberi kesan pekerjaannya juga akan ceroboh.

Tidak satu pun butuh waktu lama untuk diperbaiki. Daftar periksa dan template yang baik menjaga Anda tetap konsisten.

Lindungi diri dengan lingkup yang jelas

Kebanyakan perselisihan soal harga sebenarnya perselisihan soal lingkup. Klien mengira sesuatu sudah termasuk, sementara Anda mengira tidak. Penawaran yang baik menutup celah itu sebelum pekerjaan dimulai.

Jelaskan hasil kerja dengan kata-kata sederhana. Alih-alih "desain website", tulis "desain website lima halaman, termasuk halaman utama, dan dua kali revisi". Sebutkan juga apa yang Anda butuhkan dari klien, seperti teks dan gambar sebelum tanggal tertentu, karena keterlambatan dari pihak mereka sering menggeser jadwal.

Lalu jelaskan apa yang terjadi dengan permintaan tambahan. Satu kalimat singkat seperti "pekerjaan tambahan di luar penawaran ini akan dihitung terpisah" sudah cukup. Ini menjaga percakapan tetap ramah ketika klien nanti meminta satu hal lagi, karena Anda hanya menerapkan aturan yang disepakati bersama.

Syarat dan ketentuan yang layak ditambahkan

Anda tidak butuh dokumen hukum yang panjang, tapi beberapa syarat singkat mencegah sebagian besar masalah.

• Uang muka: misalnya 30% sampai 50% sebelum pekerjaan dimulai, yang menunjukkan komitmen dari kedua pihak.
• Jadwal pembayaran: kapan tiap bagian jatuh tempo, dikaitkan dengan tonggak yang jelas seperti penyerahan draf pertama.
• Waktu pengerjaan: tanggal yang realistis atau rentang waktu sejak Anda menerima uang muka dan bahan yang dibutuhkan.
• Pembatalan: apa yang terjadi pada uang muka kalau klien membatalkan setelah pekerjaan dimulai.
• Kepemilikan: siapa pemilik hasil akhir dan kapan kepemilikan berpindah, biasanya setelah pembayaran lunas.

Kalau pekerjaannya besar atau risikonya tinggi, minta pengacara memeriksa syarat standar Anda sekali. Setelah itu Anda bisa memakainya di setiap penawaran.

Dari penawaran yang diterima menjadi invoice

Ketika klien bilang ya, anggap penawaran sebagai rencana untuk semua yang menyusul. Konfirmasi persetujuan secara tertulis, minta uang muka kalau sudah disepakati, dan catat tanggalnya.

Nanti, buat invoice dari penawaran itu. Pakai item, harga, dan perlakuan pajak yang sama, supaya tidak ada yang sudah disetujui klien berubah. Tambahkan nomor penawaran sebagai referensi. Kalau lingkup berubah di tengah jalan, taruh pekerjaan tambahan di barisnya sendiri supaya klien melihat persis apa yang ditambahkan.

Dengan cara ini klien tidak pernah dapat kejutan, dan Anda tidak perlu berdebat soal apa yang dijanjikan. Panduan kami tentang cara membuat invoice membahas langkah berikutnya secara rinci, dan pembuat invoice memungkinkan Anda membuatnya dalam hitungan menit.

Daftar periksa terakhir sebelum mengirim

Baca sekali lagi penawaran itu seolah-olah Anda klien. Apakah Anda paham dan merasa aman untuk bilang ya? Daftar ini membantu Anda menjawab dengan jujur.

1. Apakah nomor penawaran unik, dan tanggalnya benar?
2. Apakah nama dan kontak klien sudah benar?
3. Apakah setiap baris menyebut apa yang termasuk, lengkap dengan jumlah dan harga?
4. Apakah subtotal, diskon, pajak, dan total sudah cocok? Cek dengan kalkulator, karena satu angka yang salah bisa membuat Anda kehilangan proyek atau margin.
5. Apakah tanggal batas berlaku jelas?
6. Apakah uang muka, jadwal pembayaran, dan waktu pengerjaan sudah tertulis?
7. Apakah tertulis apa yang tidak termasuk dan bagaimana pekerjaan tambahan ditangani?
8. Apakah ada satu cara yang jelas untuk menyatakan setuju, seperti "balas email ini" atau "tanda tangan di bawah"?

Penawaran yang lolos pemeriksaan ini terasa tenang dan profesional. Ia memberi tahu klien apa yang bisa diharapkan, dan memberi Anda pijakan kuat kalau keadaan berubah nanti. Persiapan kecil itu sering kali yang membedakan penawaran yang menang dari yang tidak pernah dibalas.

Pertanyaan yang sering diajukan

Sumber dan bacaan lanjutan

• GOV.UK – Panduan bisnis dan pekerja mandiri
• U.S. Small Business Administration – Menjalankan bisnis Anda
• Citizens Advice – Penawaran dan estimasi