Cách tính ngày làm việc và lên kế hoạch quanh ngày lễ

Thế nào là ngày làm việc?

Ngày làm việc là ngày công việc kinh doanh diễn ra bình thường. Ở phần lớn thế giới, đó là Thứ Hai đến Thứ Sáu. Thứ Bảy, Chủ Nhật và ngày lễ bị loại ra. Các cụm ngày làm việc, ngày công và ngày giao dịch phần lớn được dùng cho cùng một ý, tuy một số hợp đồng và luật định nghĩa theo cách riêng, nên nếu tiền bạc hay hạn chót phụ thuộc vào đó thì hãy đọc kỹ định nghĩa.

Ngày theo lịch đơn giản là mọi ngày trên lịch, kể cả cuối tuần và ngày lễ. Khi văn bản ghi 30 ngày, thường là 30 ngày theo lịch, trừ khi nó ghi rõ ngày làm việc. Chỉ một chữ có thể biến khoảng thời gian bốn tuần thành sáu tuần.

Cũng nên biết về nửa ngày và ngày nghỉ của ngân hàng. Cửa hàng có thể mở cửa vào ngày lễ trong khi ngân hàng đóng cửa. Một ngày có thể là ngày làm việc với nhà máy mà không phải với ngân hàng. Công cụ trên trang này coi một ngày là ngày làm việc trừ khi nó rơi vào ngày nghỉ cuối tuần bạn chọn hoặc là ngày lễ chính thức cấp quốc gia, vì đó là định nghĩa phổ biến nhất và là điều đa số mọi người cần.

Cách tính ngày làm việc bằng tay

Với khoảng thời gian ngắn, bạn không cần công cụ. Cách làm đơn giản, và hiểu nó giúp bạn kiểm tra được mọi công cụ tính.

Bắt đầu từ số ngày theo lịch giữa hai mốc. Đếm xem có bao nhiêu tuần trọn vẹn, rồi nhân số tuần với năm, vì mỗi tuần trọn có năm ngày làm việc. Sau đó cộng thêm số ngày làm việc trong những ngày lẻ ở đầu hoặc cuối. Cuối cùng, trừ các ngày lễ rơi vào ngày trong tuần nằm trong khoảng đó.

• Khoảng thời gian đúng bốn tuần (28 ngày) có 4 × 5 = 20 ngày làm việc trước khi trừ ngày lễ.
• Khoảng 30 ngày theo lịch là bốn tuần cộng 2 ngày lẻ. Hai ngày đó thêm từ 0 đến 2 ngày làm việc, nên tổng là 20, 21 hoặc 22.
• Nếu có một ngày lễ rơi vào ngày trong tuần trong khoảng đó, trừ thêm một ngày nữa, thành 19, 20 hoặc 21.
• Một năm thường có 365 ngày, tức 52 tuần cộng một ngày, nên có 260 hoặc 261 ngày trong tuần trước khi trừ ngày lễ.

Phần người ta hay quên là những ngày lẻ. Việc các ngày đó rơi vào cuối tuần hay giữa tuần mới làm kết quả đổi, và nó phụ thuộc vào thứ bạn bắt đầu. Vì vậy bạn không thể đơn giản nói 30 ngày bằng 22 ngày làm việc. Còn tùy.

Ngày bắt đầu và ngày kết thúc có được tính không?

Câu hỏi này gây tranh cãi nhiều hơn mọi câu khác. Nếu bạn đếm từ Thứ Hai 1 tháng 6 đến Thứ Sáu 5 tháng 6, có năm ngày làm việc hay bốn?

Nếu tính cả hai ngày, là năm: Thứ Hai, Thứ Ba, Thứ Tư, Thứ Năm và Thứ Sáu. Nếu bỏ ngày bắt đầu, vì đồng hồ chỉ bắt đầu chạy từ sáng hôm sau, là bốn. Nếu bỏ cả hai đầu, là ba. Không cách nào sai. Chúng trả lời những câu hỏi khác nhau.

Ai dùng bảng tính sẽ biết hàm NETWORKDAYS, đếm cả ngày bắt đầu lẫn ngày kết thúc, và hàm WORKDAY, cộng một số ngày làm việc vào một ngày. Đó là hai mô hình tốt cho cách đa số người suy nghĩ. Hạn chót mười ngày làm việc kể từ hôm nay thường nghĩa là ngày làm việc thứ mười sau hôm nay, nên hôm nay không được tính. Còn đếm số ngày đã làm trong một tháng thì tính mọi ngày.

Công cụ của chúng tôi có một ô tick cho việc này, mặc định là đã tick. Khi liên quan đến hợp đồng hoặc lời hứa của nhà cung cấp, hãy hỏi họ đếm theo cách nào, ghi lại, và dùng cùng một quy tắc.

Cuối tuần không giống nhau ở mọi nơi

Đa số người đọc bài này nghỉ cuối tuần vào Thứ Bảy và Chủ Nhật, nhưng một phần không nhỏ thế giới thì không. Nhiều nước ở Trung Đông, như Ả Rập Xê Út và Israel, nghỉ Thứ Sáu và Thứ Bảy. Có nơi làm nửa ngày vào Thứ Sáu hoặc Thứ Bảy. Một số nơi làm việc, như bệnh viện, cửa hàng và nhà hàng, hoạt động bảy ngày một tuần với nhân viên làm theo ca.

Điều này quan trọng khi bạn làm việc xuyên biên giới. Một dự án có đội ở London và đội ở Riyadh chỉ có bốn ngày làm việc chung mỗi tuần, từ Thứ Hai đến Thứ Năm, khi tính đến cuối tuần khác nhau. Một đơn hàng được nhà cung cấp hứa giao trong năm ngày làm việc, mà cuối tuần của họ là Thứ Sáu và Thứ Bảy, sẽ không đến vào lúc người mua phương Tây mong đợi.

Vì vậy công cụ tính ngày làm việc của chúng tôi cho bạn chọn ngày nghỉ cuối tuần: Thứ Bảy và Chủ Nhật, Thứ Sáu và Thứ Bảy, hoặc chỉ Chủ Nhật. Hãy chọn kiểu khớp với người làm việc. Nếu chưa chắc, hãy hỏi họ, và khi ghi một ngày hãy nói rõ bạn đã giả định cuối tuần nào.

Ngày lễ: vì sao chúng làm việc đếm ngày khó hơn

Ngày lễ là nguồn bất ngờ lớn nhất trong phép tính ngày. Chúng khác nhau theo quốc gia, và dịch chuyển theo ba kiểu.

Có ngày lễ rơi vào ngày cố định, như Tết Dương lịch ngày 1 tháng 1. Có ngày theo quy tắc, ví dụ Thứ Hai đầu tiên của một tháng hoặc Thứ Năm cuối cùng của tháng 11. Và có ngày phụ thuộc vào mặt trăng hoặc lịch tôn giáo, như lễ Phục sinh, Eid và Diwali, nên ngày tháng năm nào cũng khác. Thêm nữa, có nước dời ngày lễ sang Thứ Hai gần nhất khi nó rơi vào cuối tuần, có nước thì không. Ở Vương quốc Anh, nếu ngày nghỉ lễ ngân hàng rơi vào cuối tuần sẽ được nghỉ bù. Chính phủ liên bang Hoa Kỳ cho nghỉ vào Thứ Sáu trước đó nếu ngày lễ rơi vào Thứ Bảy, và vào Thứ Hai sau đó nếu rơi vào Chủ Nhật.

Ngày lễ còn có thể khác nhau ngay trong một nước. Ở Anh, Anh và xứ Wales, Scotland và Bắc Ireland có ngày nghỉ lễ ngân hàng khác nhau. Ở Mỹ, mỗi bang đặt danh sách riêng bên cạnh danh sách liên bang. Ở Đức và Thụy Sĩ, một số ngày lễ chỉ áp dụng ở vài bang hoặc kanton.

Tất cả những điều này khiến danh sách ngày lễ chép từ lịch năm ngoái bị sai. Giải pháp hợp lý là đọc chúng từ nguồn luôn được cập nhật, và đó chính là cách các công cụ của chúng tôi làm.

Công cụ của chúng tôi giữ ngày lễ luôn mới như thế nào

Cả hai công cụ đều đọc ngày lễ trực tiếp từ Nager.Date, một dịch vụ mở và miễn phí công bố ngày lễ của hơn 200 quốc gia và vùng lãnh thổ. Khi bạn chọn quốc gia và năm, trình duyệt hỏi dịch vụ này danh sách đó và dùng ngay. Không có gì được lưu phía chúng tôi, và không ai phải sửa bảng ngày tháng bằng tay mỗi năm.

Có những giới hạn cần nói thật. Nager.Date liệt kê ngày lễ chính thức cấp quốc gia. Ngày lễ của riêng một bang hay tỉnh bị bỏ ra, vì không áp dụng cho mọi người. Ấn Độ, Các Tiểu vương quốc Ả Rập Thống nhất, Ả Rập Xê Út và Pakistan không nằm trong dịch vụ đó, nên với bốn nước này máy chủ của chúng tôi đọc lịch ngày lễ công khai của Google mỗi ngày một lần, và chúng tôi chỉ hiện những ngày được đánh dấu là ngày lễ. Các lễ hội tùy chọn bị bỏ ra. Và chính phủ có thể thông báo thay đổi muộn, nên ngày tháng của tương lai xa chỉ là tham khảo chứ không phải lời hứa.

Nếu một ngày quan trọng, như chuyến bay, kỳ tính lương hay hạn pháp lý, hãy xác nhận nó với lịch chính thức của chính phủ. Các công cụ này giúp lên kế hoạch nhanh, không thay thế được nguồn chính thức.

Cách dùng công cụ tính ngày làm việc trong bốn bước

Đây là toàn bộ cách làm với công cụ Tính Ngày Làm Việc miễn phí của chúng tôi.

1. Chọn ngày bắt đầu và ngày kết thúc. Công cụ mở sẵn với hôm nay và 30 ngày sau, nên bạn thấy kết quả ngay.
2. Chọn một quốc gia để trừ ngày lễ chính thức của nước đó, hoặc chọn Không có ngày lễ để chỉ bỏ cuối tuần.
3. Chọn ngày nghỉ cuối tuần của bạn, rồi tick hoặc bỏ tick ô tính ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
4. Xem số ngày làm việc ở trên cùng. Bên dưới là số ngày theo lịch, số ngày cuối tuần, số ngày lễ đã bỏ qua và danh sách các ngày lễ đó kèm ngày tháng.

Nếu bạn chỉ muốn xem ngày lễ của một nước, hãy dùng công cụ Ngày lễ theo quốc gia. Nó liệt kê mọi ngày lễ cấp quốc gia của năm bạn chọn, mỗi ngày rơi vào thứ mấy và ngày lễ sắp tới.

Ba ví dụ tính cụ thể

Có con số thì mọi thứ rõ ràng hơn. Dưới đây là ba tình huống gặp thường xuyên, kèm phép tính.

Ví dụ một: lời hứa giao hàng. Nhà cung cấp xác nhận đơn vào Thứ Hai và hứa giao trong 10 ngày làm việc. Đồng hồ bắt đầu từ sáng hôm sau, nên ngày thứ nhất là Thứ Ba. Đếm tới mười ngày làm việc, ngày cuối cùng là Thứ Hai hai tuần sau, vì mỗi tuần có năm ngày làm việc và lần đếm đầu bắt đầu từ Thứ Ba. Nếu có ngày lễ rơi vào một ngày trong tuần ở giữa, ngày giao hàng lùi thêm một ngày.

Ví dụ hai: thời gian báo trước. Hợp đồng yêu cầu báo trước 30 ngày. Nếu đó là ngày theo lịch, bạn báo vào ngày mùng 1 và được tự do vào ngày 31, cuối tuần không ảnh hưởng. Nếu đó là 30 ngày làm việc, bạn sẽ mất khoảng sáu tuần, vì 30 chia 5 là 6 tuần trọn, cộng thêm các ngày lễ. Chênh lệch đó có thể là thêm một tháng lương, hoặc lỡ ngày bắt đầu ở công việc mới, nên hãy hỏi rõ là loại nào.

Ví dụ ba: chi phí thật của một ngày. Giả sử một người làm tự do muốn kiếm 52.000 một năm. Một năm làm việc đủ có 260 ngày trong tuần. Bỏ 10 ngày lễ rơi vào ngày trong tuần và 25 ngày nghỉ phép, còn lại 225 ngày để làm. Lấy 52.000 chia 225 thì đơn giá một ngày khoảng 231. Nếu người đó chia cho 260, họ sẽ tính 200 một ngày và hụt khoảng 7.000 trong cả năm. Công cụ tính đơn giá theo ngày của chúng tôi giúp bạn thấy bức tranh đầy đủ.

Hạn chót, hợp đồng và thời hạn pháp lý

Bất cứ khi nào một ngày có sức nặng pháp lý hoặc tài chính, hãy cẩn thận với cách dùng chữ. Những cụm như trong vòng 14 ngày, chậm nhất 5 ngày làm việc và ít nhất 30 ngày trọn nghe giống nhau nhưng ý nghĩa khác nhau.

Trong vòng 14 ngày thường là ngày theo lịch, kể cả cuối tuần. Năm ngày làm việc là ngày làm việc. Ngày trọn thường có nghĩa là ngày bạn báo và ngày thông báo hết hiệu lực đều không tính, nên thông báo 7 ngày trọn là 9 ngày từ đầu đến cuối. Mỗi nước và mỗi hợp đồng hiểu các thuật ngữ này khác nhau, nên đừng bao giờ tự cho là biết.

Vài thói quen giúp ích. Ghi cả ngày cụ thể lẫn số ngày, ví dụ 14 ngày, đến hết 22 tháng 3. Ghi múi giờ nếu bên kia ở nước ngoài. Và nếu hạn chót rơi vào cuối tuần hoặc ngày lễ, hãy kiểm tra xem nó có dời sang ngày làm việc kế tiếp không. Nhiều quy định nói có, nhưng không phải tất cả.

Ngày làm việc, lương và hóa đơn

Ngày làm việc xuất hiện trong chuyện tiền bạc suốt. Ngân hàng chỉ xử lý thanh toán vào ngày làm việc, nên khoản chuyển gửi chiều Thứ Sáu có thể đến Thứ Hai hoặc Thứ Ba mới tới, và lâu hơn nếu có ngày lễ. Nếu khoản thanh toán phải đến trước một ngày nhất định, hãy gửi sớm vài ngày làm việc.

Điều khoản thanh toán trên hóa đơn là một trường hợp khác. Net 30 thường nghĩa là 30 ngày theo lịch kể từ ngày lập hóa đơn. Nếu bạn ghi 14 ngày làm việc trên hóa đơn, hãy nói rõ, vì nhiều khách hàng mặc định là ngày theo lịch. Công cụ tạo hóa đơn của chúng tôi cho bạn đặt ngày đến hạn, và bài cách lập hóa đơn giải thích các chi tiết khác cần có.

Với người đi làm, số ngày làm việc trong tháng làm thay đổi tiền lương của người hưởng lương theo ngày và theo giờ. Tháng có 20 ngày làm việc trả ít hơn tháng có 23 ngày. Nếu bạn theo dõi số giờ làm, công cụ tính giờ làm của chúng tôi cộng chúng lại, và công cụ tính lương tăng ca cho biết số giờ thêm đáng giá bao nhiêu.

Lên kế hoạch nghỉ: cách tạo kỳ nghỉ dài ngày

Ngày lễ cũng là một cơ hội. Cách dùng phép năm hiệu quả nhất thường là nối ngày nghỉ với ngày lễ, và điều này dễ lên kế hoạch khi bạn nhìn thấy cả năm.

Nếu một ngày lễ rơi vào Thứ Năm, nghỉ thêm Thứ Sáu cho bạn kỳ nghỉ bốn ngày chỉ với một ngày phép. Nếu rơi vào Thứ Ba, nghỉ Thứ Hai cũng được tương tự. Ở một số nước, những ngày này gọi là ngày cầu nối, và những dịp đẹp được đặt kín từ sớm. Một ngày lễ giữa tuần cộng vài ngày phép có thể kéo thành chín ngày nghỉ liên tiếp chỉ với bốn ngày phép, nếu cuối tuần nằm hai bên.

Cách đơn giản là mở danh sách ngày lễ của nước bạn, ghi lại mỗi ngày rơi vào thứ mấy, rồi tìm những ngày gần cuối tuần. Sau đó dùng công cụ với các ngày phép của bạn để xem chính xác bạn đang nghỉ bao nhiêu ngày làm việc. Bạn cũng sẽ thấy có bao nhiêu ngày lễ rơi vào cuối tuần và mất đi, ở một số nước những ngày này không được nghỉ bù.

Làm việc với người ở nước khác

Làm việc từ xa đã khiến hạn chót xuyên biên giới trở nên bình thường, và đây là lúc cuốn lịch gây rắc rối nhiều nhất. Một đội ở Ấn Độ, một khách hàng ở Mỹ và một người làm tự do ở Đức không chung cuối tuần, và chung rất ít ngày lễ.

Trước khi chốt một ngày, hãy kiểm tra ba điều. Một, cuối tuần của người sẽ làm việc. Hai, các ngày lễ quốc gia của họ trong khoảng đó. Ba, họ có thêm ngày nghỉ theo vùng hoặc tôn giáo nào không nằm trong danh sách quốc gia hay không. Một tin nhắn ngắn hỏi về điều này lúc bắt đầu dự án sẽ tránh được nhiều lúng túng về sau.

Múi giờ thêm một nếp gấp cuối cùng. Hạn chót tối Thứ Sáu ở New York đã là sáng Thứ Bảy ở Singapore. Khi một ngày quan trọng, hãy ghi cùng nhau ngày, giờ và múi giờ.

Những lỗi thường gặp cần tránh

Đa số lỗi về ngày tháng đều nhỏ và dễ phòng tránh. Đây là những lỗi chúng tôi gặp nhiều nhất.

• Coi 30 ngày là 30 ngày làm việc, hoặc ngược lại.
• Quên hỏi ngày đầu và ngày cuối có được tính không.
• Dùng danh sách ngày lễ của năm ngoái. Ngày tháng dịch chuyển, và luật thay đổi.
• Cho rằng ai cũng nghỉ cuối tuần vào Thứ Bảy và Chủ Nhật.
• Bỏ qua ngày lễ của từng vùng, có thể áp dụng cho đội của bạn mà không có trong danh sách quốc gia.
• Quên rằng ngày lễ rơi vào cuối tuần đôi khi được dời sang ngày trong tuần, và đôi khi không.
• Hứa ngày giao hàng mà không chừa khoảng đệm cho những chuyện bất ngờ.

Tránh được những lỗi này thì ước tính của bạn sẽ đúng thường xuyên hơn nhiều. Khoảng đệm một hai ngày rất rẻ, và gần như lúc nào cũng đáng đưa vào bất kỳ ngày nào bạn hứa với người khác.

Công cụ tính ngày làm việc làm được gì và không làm được gì

Công cụ rất giỏi phần tính toán. Nó không bao giờ đếm sai, quên ngày nhuận hay nhầm thứ. Nó cũng tiết kiệm hàng giờ khi bạn phải kiểm tra nhiều ngày.

Điều nó không làm được là hiểu hoàn cảnh của bạn. Nó không biết ngày nghỉ riêng của công ty bạn, việc nhà máy đóng cửa, ngày lễ của vùng, hay quy định đặc biệt trong hợp đồng. Nó dựa vào một dịch vụ ngày lễ cho các ngày cấp quốc gia, và không bao phủ được những nước mà dịch vụ đó bỏ sót. Và nó không phải lời khuyên về pháp lý hay tài chính.

Hãy dùng nó để lên kế hoạch và đối chiếu. Sau đó, khi một ngày có hệ quả thật, hãy xác nhận với nguồn chính thức, công ty của bạn hoặc một chuyên gia có chuyên môn.

Danh sách kiểm tra nhanh trước khi chốt một ngày

Hãy để danh sách này gần bàn làm việc. Mất một phút mà tránh được những lỗi ngày tháng phổ biến nhất.

1. Quyết định khoảng thời gian tính theo ngày lịch hay ngày làm việc, rồi ghi lại.
2. Chọn quốc gia và ngày nghỉ cuối tuần của người làm việc.
3. Quyết định có tính ngày bắt đầu và ngày kết thúc không, và dùng cùng một quy tắc mọi lần.
4. Trừ ngày lễ, và kiểm tra ngày nghỉ của vùng hoặc của công ty.
5. Xem kết quả trong công cụ và đọc danh sách ngày lễ đã bỏ qua.
6. Cộng thêm khoảng đệm một hai ngày cho bất kỳ ngày nào bạn hứa với người khác.
7. Ghi lại ngày cuối cùng, múi giờ và các giả định bạn đã dùng.

Làm đủ bảy việc này thì hạn chót của bạn dễ đạt hơn, và dễ giải trình hơn nhiều nếu có ai hỏi bạn tính ra ngày đó bằng cách nào.

Câu hỏi thường gặp

Nguồn và tài liệu đọc thêm

• Nager.Date – Public holiday API
• GOV.UK – UK bank holidays
• US Office of Personnel Management – Federal holidays